Koole Terminals BV: samenwerking met een bijzonder bedrijf

Het bedrijf Koole Terminals BV is een bijzonder bedrijf. En met zo’n 660 medewerkers in dienst heeft de HR-afdeling een behoorlijke kluif om alles te verwerken. Daarom is de ondersteuning van Conclusion AFAS Solutions onmisbaar. Cathalijne van Lammeren, HR manager bij Koole Terminals vertelt over deze samenwerking en de uitdagingen die op hun pad komen.

De grootste deel van het personeel werkt buiten

Allereerst legt Cathalijne uit waarom Koole Terminals een niet-alledaags bedrijf is: “We zijn een op- en overslagbedrijf van vloeibare oliën. We hebben acht terminals in Nederland met tanks waar we die oliën opslaan. Denk hierbij aan eetbare oliën zoals palmolie, maar ook aan de basis voor diervoeder, shampoos en allerlei andere producten. En dan heb je natuurlijk ook de minerale oliën zoals benzine en stookolie en chemische producten. Wij slaan deze producten voor de klant op.” 
Ze vervolgt: “En om dat allemaal te regelen, hebben we dus zo’n 660 medewerkers in dienst. Het grootste deel van ons personeel bestaat uit operators. Dit zijn mensen die buiten werken en dus niet achter een computer zitten. Op de meeste terminals mogen ze niet eens een telefoon bij zich hebben, vanwege ontploffingsgevaar. Dat maakt dat dit een hele andere situatie is dan bij de meeste bedrijven.”

Geen standaardisering mogelijk

Koole Terminals werkte al met AFAS, maar alleen met het stuk salarisadministratie. Die was dus al geautomatiseerd. In 2018 werd besloten om ook de personeelsadministratie te automatiseren. Cathalijne vertelt: “We hadden eerst contact met AFAS zelf. Maar zij zijn erg gericht op standaardisering en dat was een moeilijke combinatie met ons bedrijf. Toen zijn we op zoek gegaan naar een partner die ons beter kon helpen en kwamen we bij Conclusion AFAS Solutions uit.” 
 
Drie jaar verder is deze samenwerking nog steeds behoorlijk intensief. Conclusion AFAS Solutions functioneert als helpdesk voor losse ‘problemen’ en heeft daarnaast een aantal beheertaken overgenomen. Cathalijne: “Sinds we met Inside werken, is alles rond autorisatiestructuren ingewikkelder geworden. En we hebben maar een klein HR-team dus daarom hebben we een gedeelte van het beheer bij Conclusion AFAS Solutions neergelegd. Daarnaast maken we ook gebruik van de helpdesk als we zelf vastlopen. Bovendien zijn we constant bezig met verandertrajecten om het pakket steeds verder uit te bouwen.”

Een langdurige samenwerking

Cathalijne geeft een voorbeeld van één van die verandertrajecten: “We zijn bijna een jaar bezig geweest om medewerkers makkelijker overwerk in te laten voeren. Zodat dit automatisch en niet meer via excel-lijstjes gaat. We hebben een 24-uurs bedrijf, dus een enorme CAO met veel regels en toeslagen voor verschillende soorten werk. Het is een gigantische klus om dat te automatiseren. En dan moeten de medewerkers het ook snappen en ermee om kunnen gaan. Want niet iedereen is even goed digitaal onderlegd.”

Vanuit Conclusion AFAS Solutions zijn er twee vaste contactpersonen, die de inrichting en het bedrijf Koole Terminals goed kennen. Daarnaast wordt regelmatig een consultant vanuit Conclusion AFAS Solutions ingeschakeld die specifieke kennis over een bepaald onderwerp heeft. Cathalijne: “Ons systeem zit zodanig in elkaar dat als je op de ene plek iets verandert, dat dan gevolgen heeft voor drie andere plekken. Daarom is het belangrijk dat Paul en Mariska (de vaste consultants van Conclusion AFAS Solutions) precies weten hoe alles ingericht is.”

Op de vraag hoe Cathalijne de samenwerking in de toekomst ziet, moet ze lachen: “De basis bouwstenen van het systeem moeten ooit een keer allemaal staan. Maar ik vermoed dat als we daarmee klaar zijn, dat we weer een nieuwe CAO-ronde ingaan. De kans is groot dat regelingen en toeslagen vervolgens weer veranderen. En dat heeft dan weer gevolgen voor de inrichting van het systeem. We kunnen nog wel even samen vooruit!”