Tijd voor duurzaam ICT-assetmanagement? Vier tips
Als het om duurzaamheid gaat, speelt IT een dubbelrol. Enerzijds is het een waardevol hulpmiddel voor de duurzaamheidstransformatie. Anderzijds heeft het op zichzelf grote impact op het milieu. Denk aan de immense productie en het gebruik van hardware die bijdragen aan de elektronische afvalberg. Duurzaam ICT-assetmanagement speelt een belangrijke rol in het verminderen van deze afvalberg en daarmee de negatieve impact van IT op het milieu. Hoe dat precies zit én waar je in dit kader op kunt letten, lees je in deze blog.
25 september 2023 | Blog | Door: Rob van Triet, On Site Support / Assetmanagement bij Conclusion
Deel
Van twee naar één
Duurzaam ICT-assetmanagement valt en staat met het hanteren van een andere mindset rondom de hardware binnen je organisatie, zoals laptops, telefoons en tv-schermen. De belangrijkste verandering is dat je alles wat kapot gaat of niet meer naar behoren werkt, niet direct wegdoet of vervangt. Want naast dat de garantietermijn soms nog geldt, zijn apparaten negen van de tien keer te repareren. Is dat niet het geval? Dan kun je laptops bewaren voor de onderdelen, om de volgende keer van twee kapotte één werkende laptop te maken. De grootste winst van deze verandering in mindset is uiteraard dat je de levensduur van apparaten verlengt, aanschafkosten bespaart en voorkomt dat jouw apparaten op de elektronische afvalberg belanden.
Desondanks is duurzaam ICT-assetmanagement nog lang niet bij alle organisaties de standaard. Hieronder lees je waar je op kunt letten.
1. Investeer in duurzame hardware
In het kader van duurzaam ICT-assetmanagement geldt dat goedkoop meestal duurkoop is. Investeer daarom aan de voorkant al in hardware waarvan je weet dat de levenscyclus lang is. Laat budgetlaptops bijvoorbeeld achterwege. Hierbij doen problemen zoals traagheid of stilstand zich immers sneller voor dan bij de meer high-end laptops. Dit gaat in eerste instantie gepaard met een grotere investering, maar het levert op lange termijn winst op in termen van levensduur. Hierbij kan het helpen om zoveel mogelijk hetzelfde type of merk hardware aan te schaffen. Dat maakt het makkelijker om onderdelen onderling te ruilen zodra er iets kapot gaat.
2. Weet bij wie en hoeveel
Geregeld hoor ik in de markt dat bedrijven werkelijk geen idee hebben welke medewerker welke laptop, telefoon of andere hardware in bezit heeft. Sterker nog, het is ook niet ongewoon dat medewerkers meerdere laptops en beeldschermen gebruiken. Toch is het belangrijk om hier zicht op te hebben. Uiteraard vanuit het oogpunt van databeveiliging, om te voorkomen dat data overal rondslingert. Maar ook vanuit ICT-assetmanagement is dit inzicht belangrijk, zodat je ervoor kan zorgen dat als assets niet goed meer werken, ze niet bij een medewerker in de kast belanden maar worden leeggehaald en op een milieuvriendelijke manier worden doorgezet, bijvoorbeeld door ze te schenken aan een goed doel.
3. Communiceer naar eindgebruikers
Als duurzaam assetmanagement nog geen standaard is binnen jouw bedrijf, is de kans groot dat medewerkers gewend zijn aan vervanging bij een kapotte laptop of telefoon. Dat je deze nu eerst kandidaat stelt voor reparatie, is een andere werkwijze waarvan nog al eens wordt gedacht dat het meer tijd kost. Dat is lang niet altijd het geval. Het inrichten en naar je eigen hand zetten van een nieuwe laptop of telefoon kost medewerkers gemiddeld een halve dag. Tijd waarin ze niet met inhoudelijk werk bezig zijn. Een reparatie kan met een half uur gedaan zijn, waarbij opnieuw inrichten niet nodig is. Dit wordt niet altijd direct begrepen door medewerkers, dus leg ze uit waarom je op deze manier omgaat met hardware en wat daar de meerwaarde van is. Uiteindelijk is een reparatie doorgaans sneller, veiliger én makkelijker voor de gebruiker dan een vervanging. Daarnaast kun je natuurlijk vanaf het begin van een dienstverband een eindgebruiker al de keuze bieden of zij een nieuwe laptop of telefoon willen, of een modulair samengesteld, oftewel gerepareerd, device. Bij Conclusion bieden we nieuwe medewerkers de keuze of zij een modulaire telefoon in de vorm van een Fairphone willen en voegen we binnenkort ook een modulaire laptop aan de Producten Catalogus toe.
4. Houd energiegebruik in de gaten
Zodra je de levensduur van apparaten gaat verlengen, is het zaak oog te houden op het zogenoemde kantelpunt, bijvoorbeeld bij tv-schermen of monitors. Als erfgoed van de coronapandemie hangen kantoren er vol mee. Maar hoe ouder ze worden, hoe meer energie ze kosten. Hou dat dus in de gaten. Dat geldt eigenlijk voor de gehele levenscyclus, want niets staat zo vaak in stand-by als dit soort schermen. En dat vreet stroom, naast dat apparaten die 24/7 aanstaan op ICT-vlak sneller problemen vertonen. Kijk dus eens of je, bijvoorbeeld in samenwerking met de facility-afdeling, hier slimmer mee kunt omgaan.
Vervangen uit gewoonte
Voor de meeste bedrijven zal het vervangen van kapotte of niet werkende hardware simpelweg een gewoonte zijn. Iets waar je verder niet bij stilstaat. Maar de huidige tijd vraagt om hier anders naar te kijken. Werkt iets niet meer? Probeer het te upgraden in plaats van vervangen. Blijf niet in hetzelfde vervangstramien zitten. Daar hoef je echt geen techneuten voor te hebben rondlopen; op internet is immers genoeg informatie te vinden voor simpele reparaties. Ondanks dat duurzaam ICT-assetmanagement de ICT-afdeling waarschijnlijk meer moeite kost, is het een relatief simpele maar positieve ingreep voor meer duurzaamheid, de portemonnee van je organisatie én de snelheid waarmee medewerkers met hardware aan het werk blijven. Wat wil je nog meer?
