Razendsnel een klantportaal realiseren

Trigion levert beveiligers aan de Dienst Justitiële Inrichtingen. Toen deze samenwerking verlengd werd stelde de Dienst Justitiële Inrichtingen één extra eis, een portal voor aanvragen, aanbiedingen en de bijbehorende communicatie. Naast deze initiële vraag heeft Trigion ervoor gekozen het hele proces in één systeem te vatten, aldus Ronald.

“Vanuit Shared Services zijn we in elke stap van de samenwerking betrokken. We zijn verantwoordelijk voor de administratieve taken rond aanvragen en aanbieden, de planning en een stuk contractbeheer, maar ook de financiële afwikkeling en rapportages. Met de ontwikkeling van het portaal hebben we ervoor gekozen om zoveel als mogelijk in één systeem samen te voegen.”

Voor Tim was dit zijn eerste project bij Trigion én er stond vanaf het eerste moment druk op. “Het portaal was een contractuele eis en moest dus snel gerealiseerd worden. Persoonlijk vond ik dat geweldig want ik hou wel van een beetje tijdsdruk. Met dit project kon ik echt in het diepe springen en was ik van A tot Z verantwoordelijk.”

Trigion kende zowel Conclusion Low Code Company als het Mendix platform al uit eerdere samenwerkingen, dus de keuze was snel gemaakt. “Een bijkomend voordeel was dat we een aantal koppelingen konden hergebruiken uit andere apps die we samen ontwikkeld hebben.”

De portal is geleidelijk uitgerold. Waarbij Dienst Justitiële Inrichtingen telkens is meegenomen in de ontwikkeling en hun wensen hebben kunnen meenemen in de opzet. De eis vanuit de Dienst Justitiële Inrichtingen, het digitale aanvraagproces, ging als eerste live. Een maand later volgde de urenregistratie en in de maand daarna werden de overige functionaliteiten afgerond. Het portaal is nog een jaar doorontwikkeld, maar inmiddels zijn de wensen van beide organisaties volledig verwerkt.

Een nieuw systeem vraagt vrijwel altijd wat aanpassing van de mensen die ermee werken. Zeker in het geval van dit portal, waarmee vooral het werk van de planner sterk veranderd is. “We hebben veel geautomatiseerd, zoals het registreren van kwalificaties, versturen van e-mails en bijhouden van de forecast. Daarmee hebben we ook voordelen gerealiseerd die we vooraf niet verwacht hadden, zoals het drastisch terugdringen van niet goedgekeurde uren, door de automatische reminders op urenstaten.”

Tim hoopt dat de portal het werk van de planner vooral makkelijker heeft gemaakt. Die vraag kan het beste beantwoord worden door Reginia Bradwolff, zij is al sinds 2019 de planner voor het Dienst Justitiële Inrichtingen account. Over de portal zegt zij: “Het is een flinke verandering van Excel en mail, naar alles op één plek in de portal. Maar de portal werkt heel makkelijk en veel efficiënter.”

De portal laat zien dat complexe processen met Mendix snel, schaalbaar en gebruiksvriendelijk te digitaliseren zijn. Hoewel de vraag is ontstaan uit een contractuele eis, zijn de voordelen veel groter:

• Één centrale plek voor communicatie, contractbeheer en kwalificaties
• Efficiëntere planningsoverzichten en communicatie met de opdrachtgever
• Makkelijker rapporteren en voorspellen

Terugkijkend was deze samenwerking de juiste keuze volgens Tim. “De samenwerking was heel fijn, de developers van Conclusion Low Code Company hebben in elke stap van het proces goed met ons meegedacht. Dit project was voor mij een hele mooie, nieuwe uitdaging. De tijdsdruk die we hadden maakte het extra uitdagend, maar we hebben er allemaal hard aan gewerkt en het is gelukt.”

Ronald vult aan, “het hele team van zowel Trigion als Conclusion Low Code Company heeft met veel discipline aan dit project gewerkt. Het snelle schakelen was essentieel voor de snelle livegang. Dit project is echt een succes. We zijn er heel trots op en intern hebben we het al vaak laten zien als voorbeeld van een goede oplossing die heel snel gebouwd is.”