Snel, slim en gebruiksvriendelijk: gemeente Rotterdam vernieuwt subsidieproces met low-code technologie

Om een beeld te schetsen: Gemeente Rotterdam verstrekt vanuit het NROB subsidies aan ongeveer 60 schoolbesturen en 350 onderwijsinstellingen. Het is een belangrijk beleidsinstrument voor de afdeling Onderwijs. Elk jaar wordt voor meer dan 3000 interventies subsidie aangevraagd. Die hebben betrekking op bijvoorbeeld het verbeteren van de onderwijskwaliteit, de aanpak van het lerarentekort, uitbreiding van de leertijd en beurzen voor leraren en schoolleiders.

Elke subsidie heeft andere voorwaarden en verplichtingen. Er zijn dan ook veel medewerkers betrokken bij het uitvoeren van het subsidieproces. Voorheen werd er gewerkt met Excel-aanvraagformulieren. Elke school had een eigen document, met daarin vele tabbladen met aanvraagformulieren en financiële overzichten. Zowel voor de aanvragers als de gemeente was het veel handwerk, invoer van gegevens, kopiëren en plakken van bedragen. Dit kon beter, sneller en slimmer.

Gemeente Rotterdam heeft met behulp van ontwikkelaars van Conclusion Low Code Company een app ontwikkeld die het proces voor alle gebruikers eenvoudiger maakt. “Het ondersteunt de verschillende stappen in het subsidieproces,” vertelt Wouter Bastiaanse, beleidsadviseur Subsidies & Financiën bij Gemeente Rotterdam en product owner bij de ontwikkeling van de app. “Het maken van een subsidieaanvraag, het beoordelen van de aanvragen en het opvragen van aanvullende informatie. Binnen de gemeente was er de ambitie om een gebruiksvriendelijk systeem te creëren dat houdbaar is voor de lange termijn en het gehele werkproces ondersteunt. Met als doel zo min mogelijk handwerk, minder tijd kwijt zijn met het administratieve proces en het verhogen van de betrouwbaarheid.”

Low-code is visueel en toegankelijk. Dat maakt dat bijvoorbeeld ook beleidsadviseurs makkelijk kunnen meedenken. Dit zorgde voor de juiste match met de gemeente. “Betrokken worden bij dit project was ontzettend interessant,” zegt Nancy Verschuren, Mendix Consultant bij Conclusion Low Code Company. “In de beginfase, april 2023, maakten we als ontwikkelteam een inschatting van de benodigde tijd. Al snel werd duidelijk dat het een complex vraagstuk was en er meer tijd nodig was. De kosten vielen hoger uit en de juridische deadlines zorgden voor extra tijdsdruk. De inzet van een UX-team (user experience) was erg waardevol. Dankzij hun feedback, bijvoorbeeld over de lay-out of de benaming van knoppen, konden we het project steeds verder verfijnen, in de juiste richting sturen én uiteindelijk alle deadlines halen.”

In dit project verliep de samenwerking tussen de gemeente Rotterdam en de ontwikkelaars van Conclusion Low Code Company bijzonder goed. Vanaf het begin werkten beide partijen intensief samen als één team. “Het was een mooie uitdaging waarin we écht konden meedenken en bouwen aan een oplossing die grote maatschappelijke impact heeft,” zegt Nancy. “De korte lijnen, het onderlinge vertrouwen en de gezamenlijke drive om iets goeds neer te zetten, maakten het een inspirerend en plezierig project om aan te werken.”

Ook aan de kant van de gemeente werd de samenwerking als zeer prettig ervaren. “De professionaliteit en communicatie waren uitstekend,” zegt Wouter. “Het mooiste compliment dat ik kan geven? Ik vergat soms dat het om externe ontwikkelaars ging. Ze voelden echt als collega’s. Elke meeting begon ik dan ook steevast met: “Goedemorgen, collega’s!”

De app is in 2024 voor het eerst (gedeeltelijk) gebruikt. “We kregen onwijs goede reacties,” gaat Wouter enthousiast verder. “Respondenten vonden de formulieren overzichtelijk en de statussen gaven duidelijk aan waar je je in het proces begeeft. We hebben ook naar de efficiëntie gekeken - is het proces makkelijk te doorlopen? En wat bleek? Van de externe respondenten gaf 65 procent aan een tijdsbesparing te hebben ervaren. Van de schoolbesturen 78 procent. Recent ontving ik nog een leuk compliment van één van onze grootste schoolbesturen. Zij zijn heel blij met de applicatie, omdat ze nu bijna 600 pagina’s aan subsidieaanvragen in één keer in kunnen dienen.”

Deze tijdsbesparing is nú al in de praktijk te merken. “Voor het eerst ooit heeft onze afdeling alle subsidies kunnen beoordelen en verlenen voor de zomervakantie. De behandeltijd per dossier is gedaald met 45 procent, wat neerkomt op 60 dagen. De afdeling Onderwijs bespaart met de applicatie 2585 behandeldagen op het subsidieverleningsproces.”

Met behulp van deze app heeft de gemeente nu een betrouwbaarder systeem met een lagere foutgevoeligheid. “We kunnen alle data in de database opslaan, wat veel betrouwbaarder is dan het sturen van Excel-documenten naar elkaar. Dit zie je ook terug in onze monitoring. 94 procent van de interne respondenten vindt dat de applicatie ervoor zorgt dat financiële overzichten betrouwbaarder zijn. Het aanvragen van subsidies gaat gepaard met enorme hoeveelheden data. Op het binnenkort te lanceren datadashboard kunnen gebruikers snel en makkelijk data ontsluiten, doorzoekbaar maken, filteren en analyseren. Dit biedt de mogelijkheid om gerichter te sturen en nog meer voordelen uit de applicatie te halen. De data is beschikbaar voor zowel interne gebruikers als externe partijen, zoals scholen en schoolbesturen.”

Dankzij low-code kun je eenvoudig snel aanpassingen doorvoeren. Zo blijf je als organisatie wendbaar. “We hebben het zo gebouwd dat ze voor elk schooljaar zelf eenvoudig de subsidies kunnen inrichten,” voegt Nancy toe. Met de app heeft de afdeling Onderwijs een duurzaam systeem dat een wereld van verschil maakt met voorheen. Het verlicht de administratieve last aanzienlijk, iets wat ook blijkt uit de eerste positieve resultaten. De ontwikkeling onderstreept hoe waardevol samenwerking is én laat zien hoe technologische innovaties, zoals low-code platforms, concreet bijdragen aan een betere dienstverlening voor inwoners en organisaties. Een mooi voorbeeld van hoe digitale oplossingen maatschappelijke impact kunnen hebben.

Benieuwd welk proces jij met low-code technologie kunt verbeteren? Onze experts weten jouw markt en vraagstukken te doorgronden. In korte tijd realiseren ze een applicatie die direct waarde toevoegt. Kom met ons in contact via lowcodecompany@conclusion.nl of bel ons op 088 266 27 10.