Na de implementatie van Epic wilde het UMCG de apotheekmodules beter afstemmen op hun eigen werkwijzen. Rianne Vreeburg (Applicatiespecialist Willow) en Esther Brunner (Coördinator Team Medicatie Nieuw EPD) van Furore zijn nauw betrokken bij de optimalisatie van de apotheekmodules. Esther: “Het UMCG werkt met beide modules: Willow Inpatient en Willow Inventory. Met Willow Inpatient schrijft het UMCG alle medicatie voor in het ziekenhuis en levert de apotheek de medicatie uit. Willow Inventory wordt juist ingezet voor voorraadbeheer.”

Apotheekfocusgroep

“Binnen het UMCG hebben we een apotheekfocusgroep opgericht. Vanuit dit team verzamelen, groeperen en plannen we alle issues rondom de apotheekmodule in met behulp van een planningstool. Zo bepalen we samen met het programma- en apotheekmanagement wat de meest urgente issues zijn en pakken we iedere keer een hoofdonderwerp beet in een mini-project.” aldus Geertje de Boer, Projectleider EPD van het UMCG.” 

Juiste middelen op het juiste moment op de juiste plek

De apotheekfocusgroep weet op die manier uiteenlopende issues op te lossen. Apotheker Thijs Oude Munnink: “Zo levert de apotheekmodule standaard medicijnen per stuk of per doosje uit. Dat doen we binnen het UMCG liever niet; we leveren graag medicijnen per strip uit. Daar hebben we nu een werkende oplossing voor gevonden. Ook hebben we de signalen geoptimaliseerd rondom de medicatiebewaking. We krijgen geen overbodige waarschuwingen meer, maar alleen noodzakelijke signalen zoals bij een allergie van de patiënt. Daarnaast hebben we nu goed in beeld wat we op voorraad hebben liggen – momenteel zo’n zevenduizend producten. Dankzij die inzichten kunnen we voorraden op tijd aanvullen en voorkomen we lege schappen. Zo hebben wij de juiste middelen, op het juiste moment, op de juiste plek.”

Gewoon op het systeem vertrouwen

Het UMCG heeft in de afgelopen maanden stappen gezet op het gebied van logistiek, voorraden, bestellingen en leveringen. Thijs: “Er is nu sprake van een gestroomlijnder logistiek proces. We hebben beter zicht op logistieke handelingen, er is meer duidelijkheid rondom bestellingen en er zijn minder problemen bij de levering van medicatie. We kunnen gewoon op het systeem vertrouwen. En dat is belangrijk, want met medicijnen wil je geen fouten maken.”

In korte tijd enorme slagen gemaakt

Furore heeft echt verschil kunnen maken bij de optimalisatie, aldus Geertje. “We hebben in korte tijd enorme slagen kunnen maken. Ons overzicht van issues heeft een veel ‘groener’ aanzicht gekregen. Daarnaast is de samenwerking met Esther en Rianne van Furore gewoon erg prettig.” Thijs vult aan: “Ze hebben echt verstand van zaken: van zowel het systeem als de apotheek. Daarnaast is het fijn dat Furore regelmatig met andere ziekenhuizen werkt aan de optimalisatie van de apotheekmodules. Van die kennis profiteren wij.”