Wat is een applicatierationalisatie?

Zoals de term ‘rationalisatie’ al doet vermoeden is de kern van een applicatierationalisatie dat er feitelijk en op basis van ratio onder andere in kaart wordt gebracht wat applicaties doen, welke bedrijfsprocessen ze dienen, wie de gebruikers zijn, hoe ze werken en welke samenhang of overlap er is met andere applicaties in het landschap.

Een applicatierationalisatie levert je een advies voor iedere applicatie in het landschap op. Kan je de applicatie maar beter met ‘pensioen’ sturen of is het juist slim te investeren in het herbouwen van de applicatie? Vervang je maatwerk met gestandaardiseerde commerciële oplossingen? Kan een applicatie door een SaaS-variant worden vervangen?

Er komen in een applicatierationalisatie een hoop vragen op je af. Tegelijkertijd wordt het ook snel duidelijk waar de blinde vlek van een organisatie zit en waar keuzes op basis van emoties en politiek worden (of zijn) gemaakt in plaats van op basis van ratio. Er zijn erg veel factoren die meewegen in het beslissen over het lot van een applicatie. Dit zijn niet alleen zuiver technische factoren. Budgetteringen, de bedrijfscultuur en de interne kennis en kunde spelen een minstens zo grote rol.

Wat heb je aan een applicatierationalisatie?

Het korte antwoord is dat het je als organisatie helpt inzichtelijk te maken welke applicaties je hebt, wat je het beste met deze applicatie nu en in de toekomst kan doen, hoe je complexiteit kan reduceren en hoe je ervoor kan zorgen dat deze applicaties beter aansluiten op bedrijfsprocessen, -budgetten, -principes en -strategieën. Met die informatie kan je weloverwogen (rationele) beslissingen nemen.

Een goed begin

Iedere applicatierationalisatie start met een inventarisatie. In deze eerste fase worden niet alleen de (technische) attributies van de applicaties en de historie opgehaald, maar ook welke principes in de organisatie gelden en wat de strategische doelstellingen zijn van de gehele organisatie en eventuele zusterondernemingen, afdelingen of divisies. Het komt geregeld voor dat er conflicterende belangen zijn en de centrale IT-afdeling afwijkende plannen en ideeën heeft dan andere delen van de organisatie. Door hier aandacht aan te besteden en deze verschillen te benoemen creëer je vroeg in het rationalisatieproces inzicht en draagvlak.

Slimme scopebepaling

Een applicatierationalisatie beslaat idealiter het complete applicatielandschap, maar in de praktijk is hier niet altijd het budget en de capaciteit voor aanwezig. Als uitvoerder van een rationalisatie word je dan gedwongen keuzes te maken en een beperkte scope te bepalen.

Welke applicaties zijn dan in scope van een applicatierationalisatie en welke niet?

Bij de overname van andere organisaties worden vrijwel altijd nieuwe applicaties geïntroduceerd die nagenoeg hetzelfde doen als bestaande applicaties in het landschap. Er is een grote functionele overlap en ze ondersteunen nauwelijks (of niet) het innovatieve en onderscheidende vermogen. Dat zijn dan de applicaties die je als eerste in de scope opneemt. Deze gelaagdheid helpt in het bepalen van deze (beperkte) scope.

Ook een capability mapping kan helpen in het identificeren van kandidaten en het bepalen van de scope. Als er meerdere applicaties gelieerd zijn aan een capability, dan is dat een goede aanwijzing dat deze geschikt zijn om in de scope op te nemen. Hier kleven ook gevaren aan, vooral bij applicaties die aan meerdere capabilities toegewezen zijn.

Valkuil: quick wins

Bij vrijwel elke applicatierationalisatie heeft de opdrachtgever quick wins nodig en komt er al snel een lijstje met kandidaten op de agenda. Vaak om intern het project te verdedigen, soms ook om het te kunnen bekostigen.

Dit is een valkuil. De resultaten van de rationalisatie worden gestuurd zonder dat daar een goede onderbouwing voor is. Het is aan de uitvoerders van de rationalisatie om niet in dezelfde valkuil te trappen en klakkeloos te starten met het aangeleverde lijstje.

Wat ook meespeelt is dat de opdrachtgever vaak denkt dat een rationalisatie direct - dus op zeer korte termijn - iets op gaat leveren. Dat een applicatierationalisatie zeer instrumenteel kan zijn en van strategisch belang is staat buiten kijf, maar deze voordelen materialiseren steunt op de capaciteit (kwalitatief en kwantitatief) om rationalisaties uit te voeren. Daar schort het vaak aan. Ondertussen denkt de opdrachtgever dat er op zeer korte termijn een lijstje met applicaties geproduceerd wordt die snel ‘uitgezet’ kunnen worden. De quick wins... trap er niet in.