Train de Trainer bij myBrand Conclusion

De vraag van myBrand Conclusion

Binnen het bredere Connection programma van Conclusion werken diverse werkgroepen aan innovatieve oplossingen om digitale samenwerking, en productiviteit te verbeteren. Eén van deze werkgroepen identificeerde Microsoft 365 Copilot als strategisch hulpmiddel om repetitieve taken te automatiseren, besluitvorming te versnellen en kennisdeling te verbeteren.

myBrand Conclusion wilde Microsoft 365 Copilot niet alleen technisch introduceren, maar vooral werkbaar maken. De centrale vraag: hoe leiden we in korte tijd een kernteam op dat collega’s kan begeleiden en zo richting kan geven aan de verantwoorde inzet van AI? Om die vraag te beantwoorden werd een compacte groep Power Users voorbereid in het Train de Trainer traject om hun collega’s te helpen met de Microsoft 365 Copilot implementatie om AI effectief in te zetten in het dagelijkse werk. 

Strategische doelstellingen

De implementatie van Microsoft 365 Copilot binnen myBrand Conclusion is onderdeel van een bredere digitale transformatie. De doelstellingen geformuleerd door Roald Gerritsen, vestigingsdirecteur Maarssen van myBrand Conclusion, waren:

• Productiviteitsverhoging en efficiëntie
  Microsoft 365 Copilot automatiseert repetitieve taken zoals e-mailbeheer, rapportages en data-analyse. Hierdoor kunnen medewerkers zich meer richten op strategische en creatieve werkzaamheden.
• Verbetering van samenwerking en kennisdeling
  Door integratie met Microsoft 365 applicaties zoals Teams, Outlook en SharePoint versterkt Microsoft 365 Copilot de samenwerking en versnelt besluitvorming via AI-gestuurde inzichten.
• Beveiliging en compliance waarborgen
  Microsoft 365 Copilot functioneert veilig binnen bestaande IT- en security-frameworks, met aandacht voor regelgeving en gegevensbescherming.
• Adoptie en verandering binnen de organisatie stimuleren
  Training, begeleiding en cultuurverandering zijn essentieel om AI te omarmen als ondersteunend hulpmiddel.

De aanpak van het Adoptieteam

Het Adoptieteam van Conclusion Enablement startte met het samenstellen van een Power User team en het ontwikkelen van een communicatieplan. Parallel begon het opzetten van een Microsoft 365 Copilot Center of Excellence (CoE) op Teams en SharePoint om als centrale hub voor kennisdeling, materiaal en governance te dienen. 

Om het Power User team snel van een grote basiskennis te voorzien werd gekozen voor een aanpak van verschillende hands-on workshops met diverse onderwerpen. Zoals veilig gebruik van Microsoft 365 Copilot met aandacht voor privacy en governance, effectieve prompttechnieken, toepasbare best practices, herkenbare use-cases en de mogelijkheden van Agents. 

Als laatste onderdeel van het traject zijn een aantal enthousiaste Power Users de Conclusion Enablement studio ingedoken om een webinar op te nemen. Deze is opgeknipt in korte themavideo’s die myBrand Conclusion heeft gebruikt bij de start van de verdere Microsoft 365 Copilot uitrol binnen de organisatie en gedeeld op het CoE. Het traject is afgerond met een evaluatie, waarbij onder de Power Users waardevolle inzichten zijn verzameld.

De ervaringen van Power Users

Na afloop gaf iedere deelnemer aan beter te begrijpen wat Microsoft 365 Copilot is en wat je ermee kan. Een ruim deel van de groep voelde zich na afloop zekerder om Microsoft 365 Copilot in eigen werk in te zetten en collega’s hierin te begeleiden. Deelnemers rapporteerden tijdsbesparing en een merkbare boost in creativiteit in hun werk. Kennis is door de Conclusion Enablement aanpak niet alleen overgedragen, maar ook geborgd voor hergebruik.

“Eén van de lastige dingen bij zo’n breed onderwerp als AI is de techniek vertalen naar praktische en waardevolle toepassingen. Tijdens de training wordt er naast tips & tricks en voorbeelden ook gedacht over wat het voor ons dagelijks werk kan betekenen. Het gebruik van AI moet nog onderdeel worden van onze routine, maar deze training is een prima eerste stap.”

Egbert Venema, SAP Development Consultant bij myBrand Conclusion

“Het train-de-trainer traject van Enablement heb ik zeker als waardevol ervaren. De trainingen waren helder en praktisch, met concrete handvatten om Copilot stap voor stap te integreren in mijn dagelijkse werkzaamheden. Het heeft me geholpen om Copilot te zien als assistent die je veel breder kunt inzetten dan alleen voor het schrijven van teksten.”

Corina Kuijlen, Allround Marketeer bij myBrand Conclusion

De resultaten voor myBrand Conclusion

Inhoud en adoptie zijn vanaf dag één samengebracht en uitgedacht om implementatie op grotere schaal te waarborgen. Niet alleen de wat en hoe van Microsoft 365 Copilot stonden centraal, maar ook hoe je anderen hierin meeneemt en ondersteunt.

Met dit Train de Trainer traject heeft myBrand Conclusion in korte tijd een duurzame basis gelegd. Microsoft 365 Copilot kennis en materiaal zijn in de organisatie gebracht, het kernteam kent en staat sterk in diens begeleidende rol. De verdere uitrol is momenteel in volle gang. Inmiddels beschikt bijna 70% van de medewerkers over een actieve licentie en deze groei zet zich voort. Daarnaast zijn medewerkers begonnen met het creëren van individuele Agents om hun werkzaamheden te ondersteunen. Ook wordt er gewerkt aan de ontwikkeling van myBrand brede Agents.