Hoe bereid ik me voor op de nieuwe Outlook voor Windows?

Vanuit Conclusion Enablement verzorgen we onze klanten van nieuwe features en houden we de klant tenants up to date met onze Workspace Services. Er zijn ook features die direct beschikbaar zijn vanuit Microsoft, zo ook de nieuwe Outlook Client. Microsoft heeft aangekondigd dat ze toewerken naar één Outlook beleving voor de diverse platformen.

In dit artikel leggen we uit wat er gaat veranderen en hoe je je daar op kunt voorbereiden.

Hoe krijg ik toegang tot de nieuwe Outlook?

Gebruikers die in de release Current Channel of Monthly Enterprise Channel van Microsoft 365 Apps zitten, hebben de optie gekregen om de nieuwe Outlook client te proberen.

Wat zijn de gevolgen als ik de nieuwe Outlook Client probeer?

Op dit moment is dit enkel een optie om de nieuwe Outlook client te proberen. Het is dus ook mogelijk om weer terug te schakelen mocht iets toch nog niet werken. Deze nieuwe Outlook client is nog in ontwikkeling en de komende periode worden nieuwe features toegevoegd. Onder andere op basis van de feedback, verdere details zijn hier te vinden: Blogs (microsoft365.com)

Aan het eind van dit artikel is een opsomming te vinden van features die mogelijk nog niet werken in de nieuwe Outlook client. Tevens ook hier te vinden: Getting started with the new Outlook for Windows - Microsoft Support

Wat zijn de belangrijkste veranderingen?

Er is een volledige nieuwe interface met een nieuwe layout. Voor wie regelmatig de Outlook Web versie gebruikt komt de layout bekend voor. In het begin is het even wennen om de diverse functies te vinden, zodra je gewend bent werkt de interface vrij intuïtief.

Zodra je gewend bent aan de nieuwe interface is het goed om een aantal nieuwe features te proberen, zoals:

1. Pin email: in een overvolle mailbox is het soms lastig om dat ene belangrijke mailtje waar je nog op moet reageren naar boven te halen. Met pin email zet je deze (tijdelijk) boven aan je mail.

2. Schedule when to send email: met verschoven working hours is het goed om de mail later te laten versturen. Indien de ontvanger zijn working hours heeft ingevuld komt Outlook zelf met de suggestie om de mail verzending te plannen.

3. Snooze email: Om je mailbox overzichtelijk te houden kan het helpen om een mail op een later moment opnieuw in je mailbox te krijgen. Hiervoor kan de optie “Snooze” gebruikt worden, je geeft dan aan op welk moment de mail beter afgeleverd kan worden.

In het begin is het even wennen aan de nieuwe layout, de nieuwe kleine features maken het beheren van je mailbox en calendar eenvoudiger. Wat weer bijdraagt aan een verbeterde Digital Employee Experience.

De nieuwe Outlook is gebaseerd op web services en daarmee lichter dan de oude Outlook, wat de performance ten goede komt.

Waarom moet ik overstappen naar een nieuwe Outlook client?

Hoewel beide versies nu nog naast elkaar werken is het goed om binnen je organisatie alvast te starten met verkennen van deze nieuwe versie. Er is nog geen “end of life” aangekondigd van de huidige Outlook, het is echter niet uit te sluiten dat deze op termijn vervangen wordt.

Daarnaast zien we dat steeds meer nieuwe features enkel nog in de nieuwe Outlook verschijnen. Daarom is het zaak om gebruikers te stimuleren om alvast de nieuwe Outlook te gaan proberen. Wellicht zijn er organisatie specifieke zaken (zoals een specifieke plug in) die aandacht vereisen en hiermee tijdig gesignaleerd worden.

Hoe zorg ik voor een juiste adoptie binnen mijn organisatie?

Het is goed om te starten met nieuwsgierige gebruikers. Vervolgens dient er meer structuur gegeven te worden aan het in gebruik nemen van de nieuwe Outlook client. Bezwaren voor het in gebruik nemen van de nieuwe Outlook client dienen geregistreerd te worden en waar mogelijk opgevolgd.

Met een aantal key users wordt dan bepaald of er knelpunten zijn in het gebruik van de nieuwe Outlook client. Het is niet per se nodig om turn key voor de hele organisatie over te stappen, het is mogelijk om dit per gebruikersgroep te doen.

Vervolgens is het belangrijk om een goed communicatieplan op te stellen en waar nodig extra trainingsvideo’s te maken, zodat de eindgebruikers goed voorbereid zijn op het gebruik van de nieuwe Outlook.

Wij helpen graag met het stap voor stap in gebruik nemen van de nieuwe Outlook client.