Efficiënter werken

De vraagstelling

Om altijd goed werk te kunnen leveren zijn er altijd twee teams actief. Om de communicatie overzichtelijk te houden werken we met teams van twee mensen, maar de taken worden uiteindelijk door één persoon tegelijk uitgevoerd. Uit data analyse blijkt dat er maar in 15% van de gevallen echt twee teams parallel nodig zijn. Hierdoor ontstond de vraagstelling bij ons: Wat nou als we het team van 2 loslaten en medewerkers individueel inzetten? En als we niet de mensen bellen, maar via een app taken aanbieden die ze kunnen oppakken, dan zouden we volgens de analyse met 2 à 3 man toe kunnen.

De oplossing

Conclusion heeft voor deze situatie een app ontwikkeld. Iedere medewerker krijgt een tablet, met daarop de taken voor het team. Medewerkers zitten met drie personen in een groep. Iedereen kan taken oppakken en afmelden. In de taak wordt locatie-informatie opgenomen, zodat de locatie van de taak en van de hulpmiddelen direct helder is.

Het resultaat

Naast een efficiënt ingerichte PowerApp, kan er nu ook een statusoverzicht van alle ruimtes getoond worden, waarin de status van de taken per ruimte direct zichtbaar is.

Een volgende business case is het uitbreiden van de taken die de medewerkers oppakken, zodat de klant zich meer kan focussen op zijn kerntaken en daarbij alle ondersteuning, snel, efficiënt en traceerbaar wordt uitgevoerd. Doordat taken een prioriteit mee krijgen, kunnen de urgente taken snel uitgevoerd worden, en zijn de medewerkers toch altijd allemaal productief omdat er belangrijke maar niet urgente taken tussendoor uitgevoerd kunnen worden.