Optimaliseren backoffice - afstudeer case

Toen ik in januari startte met mijn afstudeerproject bij Conclusion Consulting was de vraag nog breed: ‘De ‘processen in de backoffice lopen momenteel niet zoals we dat idealiter zouden willen, hoe kunnen we dit beter doen?’.  Vanuit deze uitdaging ben ik samen met opdrachtgevers Martijn Baak en Marieke Avezaat gestart met het opstellen van een plan, onder zorgvuldige begeleiding van mijn persoonlijke bedrijfscoach Erik Jan de Kruijf. We hebben de kaders van het project vastgesteld, bestaande uit o.a. probleem- en vraagstelling, randvoorwaarden, rolverdeling per stakeholder en een theoretisch kader. Dit plan was het startpunt voor het échte werk.

Analyseren huidige backoffice

De weken daarna ben ik aan de slag gegaan met het analyseren van het backoffice proces. In een analysesessie werd met een aantal spelers in het proces kritisch gekeken naar de huidige inrichting. In welke stappen verloopt het proces? Tegen welke knelpunten lopen we nu aan en hoe zouden we dat graag anders zien? Deze fase was misschien wel mijn favoriete onderdeel, eindelijk een goede reden om naar kantoor te mogen, met collega’s rond de tafel te zitten en aan de slag te gaan!

Van analyse naar ontwerp

Op basis van de analysesessie is een nieuw ontwerp ontstaan  van de  processen. Dit is vormgegeven in een procescatalogus, waarin elke processtap is uitgewerkt in rollen, systemen, risico’s, maatregelen, etc. Ook de  nieuwe processen zijn weer in sessies doorgelopen en gevalideerd door stakeholders. Het doel hiervan is het creëren van overeenstemming bij de mensen die te maken krijgen met het nieuwe proces, zodat alle neuzen dezelfde kant op wijzen wanneer de optimalisaties plaatsvinden.

Tot slot heb ik alle belangrijke bevindingen, aanbevelingen en de implementatie in een eindrapport gebundeld. Een tipje van de sluier:

• Op korte termijn (0-2 maanden) is het voor Conclusion Consulting een kwestie van snelle en simpele optimalisaties uitvoeren, bijvoorbeeld het schuiven in verantwoordelijkheden en elimineren van een aantal dubbele taken.
• Op middellange termijn (2-6 maanden) zal gekeken moeten worden naar een digitale oplossing die meer inzicht geeft in het backoffice proces en waardoor veel van de huidige verspillingen weggenomen kunnen worden.

Dit zijn slechts stappen naar de ultieme droom: een volledig geautomatiseerde backoffice die op rolletjes loopt.

De kracht van het team

Met heel veel trots kijk ik terug op wat we in deze korte tijd samen al bereikt hebben, ik heb alle vertrouwen in de toekomstige optimalisaties. Maar zoals het gezegde klinkt, de laatste loodjes van het project vielen het zwaarst. Mijn studentenkamer was ik ondertussen wel zat, het werd mooier weer  en het vormgeven van een eindproduct waarmee zowel de onderwijsinstelling als opdrachtgever tevreden mee was, bleek een uitdaging. Hier heb ik gemerkt waarin voor mij de kracht van Conclusion Consulting zit. Tijdens zowel de ups als downs heb ik altijd steun, energie en inspiratie gevoeld van het projectteam en andere collega’s. Er is binnen het bedrijf ontzettend veel inhoudelijke kennis die iedereen met liefde deelt, en er is ook genoeg aandacht voor persoonlijk contact. Ik heb tijdens dit project van Conclusion Consulting het vertrouwen en de ruimte gekregen om me te ontwikkelen van student tot startende professional, en daar ben ik super dankbaar voor!