Nieuwe HR-software implementeren? De organisatieverandering is minstens zo belangrijk

Verandermanagement als onderdeel van de aanpak

Cloud oplossingen komen met best practices die gebruikt kunnen worden om nieuwe “standaard tenzij” HR-processen te introduceren in de organisatie. Deze introductie zorgt ervoor dat vrijwel iedereen binnen de organisatie op een andere manier zal gaan werken, maar dat betekent niet dat voor iedereen de verandering even groot is. Er zijn voorbeelden van implementaties waarbij het hoofdkantoor al een HR-systeem heeft waarin de HR-processen gedigitaliseerd zijn en daarnaast lokale oplossingen waarbij de HR-administratie nog wordt gedaan in een spreadsheet. Toch is het gewenste eindresultaat van de implementatie voor iedereen hetzelfde, namelijk het werken volgens geüniformeerde HR-processen in de nieuwe HR-oplossing.

Hoe haal je voldoende meerwaarde uit de implementatie van een nieuw HR-systeem en hoe introduceer je geüniformeerde HR processen? Dit zal onderdeel moeten zijn van de implementatie aanpak en de change management activiteiten zullen hierop moeten worden afgestemd. Vaak zie je dat medewerkers training krijgen in hoe ze de nieuwe applicatie moeten gebruiken, maar dat er nauwelijks aandacht wordt besteed aan de verandering in proces en werkwijzen, terwijl juist de verandering voor iedereen anders is. Als medewerkers niet goed begrijpen hoe hun end-to-end HR-proces eruit hoort te zien, dan kun je ze wel ondersteunen met een geïntegreerde end-to-end applicatie, maar daarmee richt je nog geen uniform proces in.

Start anywhere, go everywhere

Je zult de implementatie, en met name het adoptietraject, dus moeten toespitsen op de situatie in een vestiging of land. In veel gevallen is het wellicht helemaal niet verstandig om meteen een end-to-end softwaresuite uit te rollen maar kun je beter beginnen bij die onderdelen van het proces waar je de grootste winst kunt behalen. Dat hoeft niet altijd het kernproces te zijn. Het kan ook zijn dat bij werving & selectie de grootste bottleneck zit, of bij de ondersteuning van secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo’n modulaire aanpak heet ‘start anywhere, go everywhere’. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de software die je kiest een modulaire aanpak ondersteunt.

Krijg inzicht in de veranderbereidheid

Om per land of vestiging een veranderaanpak op te stellen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de veranderbereidheid en verandercapaciteit in ieder land. Idealiter zorg je ervoor dat je de output van de veranderactiviteiten kunt meten. Door inzicht te krijgen in de huidige situatie creëer je een startpunt voor de specifieke veranderaanpak. Vervolgens meet je voortdurend de voortgang in het veranderproces, zodat je waar nodig aanvullende interventies kunt doen. Op deze manier maak je de veranderingen organisatie specifiek en/of regio specifiek, zodat ze veel beter kunnen worden doorgevoerd in de organisatie.

Adoptie meten

Het meetbaar maken van veranderingen doe je op twee fronten.
Ten eerste de ‘harde’ kant: volgen medewerkers de nieuwe afgesproken processen of blijven ze dingen op hun eigen manier doen? Misschien gebruiken medewerkers de functionaliteit niet optimaal omdat ze niet weten wat er allemaal met de nieuwe applicatie kan.
Ten tweede de ‘zachte’ kant die te maken heeft met houding en gedrag. Staan de toekomstige gebruikers positief, neutraal of negatief ten opzichte van de op handen zijnde verandering? En hoe ontwikkelt die houding zich in de loop van de tijd? Door alle aspecten van adoptie meetbaar te maken en weer te geven in een dashboard kun je niet alleen tijdig interventies plegen om een hoger rendement uit de software te halen, je weet ook wanneer welk land of welke vestiging toe is aan de volgende stap: de implementatie van de volgende module. Want zoals gezegd lukt het met een modulaire aanpak veel beter om de adoptie snel op het gewenste niveau te krijgen.

Stakeholder participatie

De organisatie zelf zal de leiding moeten nemen in de verandering. Dit wordt gerealiseerd door de belangrijkste stakeholders binnen de organisatie concreet te laten participeren binnen het project. Door het in kaart brengen en activeren van een zogenaamde ‘guiding coalition’ en ‘working coalition’, is de kans dat de veranderingen geborgd worden significant groter. De ‘guiding coalition’ is de sponsor van de verandering en bestaat veelal uit het hoger management van de organisatie. Zij zorgen ervoor dat er voldoende draagvlak wordt gecreëerd. De ‘working coalition’ participeert actief in het project in relatie tot inhoudelijke zaken zoals procesontwerp en nieuwe werkwijzen, maar fungeren ook zeker als ambassadeur.

Pleeg gerichte interventies

Door aandacht te hebben voor het HR-volwassenheidsniveau in alle landenorganisaties en gefaseerd in ieder land of iedere vestiging naar een hoger niveau toe te werken implementeer je niet alleen één wereldwijde HR-suite in al je werkorganisaties, maar ook een wereldwijd proces dat door iedereen wordt nageleefd.