Loop je tegen een probleem aan? Doe er iets mee!
Loop je als manager binnen je organisatie tegen een probleem aan? Dan is de kans reëel dat het een complexe en informatie-intensieve uitdaging is, waar de nodige stakeholders bij betrokken zijn. Hoe doorgrond je dan nog de kern van het probleem? En hoe adresseer je het? Links laten liggen is verleidelijk, maar wij roepen op: analyseer het speelveld van het probleem en kijk wat je eraan kunt doen.
29 september 2022 | Blog | Door: Maarten Plokker & Yorrick Mentink
Deel
Probleemgedreven aanpak
Onze ervaring als business consultants is dat we in co-creatie met de opdrachtgever helderheid kunnen scheppen in ieder organisatievraagstuk - en dat we vervolgens tot een robuuste oplossing komen. Dat doen we met een stapsgewijze, probleemgedreven aanpak. Zes behapbare stappen, waar we graag kort met je doorheen lopen.
- Heldere definitie van het probleem
- Validatie en objectivering van het probleem op basis van feiten en een data-analyse
- Creëren van een gezamenlijk beeld van de huidige situatie
- Design van het gewenste construct
- Realisatie van de Minimum Viable Solution
- Starten iteratieve verbeterslagen
Stap 1: Probleemdefinitie
Constateer je een probleem, dan kun je ‘probleemervaarder’ of probleemeigenaar zijn. In beide gevallen maak je onderdeel uit van het probleem. Maar veel belangrijker: in co-creatie met onze business consultants kun je toewerken naar een oplossing. Dat begint met het zo feitelijk mogelijk framen van het initiële probleem waar jij de eigenaar van bent. Wij helpen je bij het benoemen van die feiten. Als credo geldt dat emoties ook als feiten worden ervaren. We relativeren overtuigingen en meningen rondom het probleem dus niet kapot.
Stap 2: Probleemvalidatie
Het is zaak de probleemstelling te valideren. Dat doen we door de belangrijkste betrokkenen te spreken over hoe zij tegen het probleem aankijken. Manifesteren zich ook bij hun knelpunten? En welke zijn dat? Hierin spelen wij als externe business consultants een belangrijke rol. We maken geen onderdeel uit van ‘het systeem’ en de onderlinge interacties, waardoor geïnterviewden zich makkelijker kunnen openstellen en met eerlijkere antwoorden komen.
De waarheden van stakeholders worden vervolgens geverifieerd op twee vlakken:
- De representativiteit van het perspectief.
- Het cijfermatig onderzoeken van ‘oncomfortabele waarheden’.
Stap 3: Gezamenlijk beeld
Een goed vormgegeven systeem doet recht aan alle percepties van de stakeholders. Voordat het mogelijk is om constructief verder te komen, is het van belang om hier overeenstemming over te bereiken. Dan begint het creatieve puzzelwerk, waarbij de business consultants als eerste aan zet zijn. De kunst is om een model te (re)construeren dat het probleemgebied laat zien op een voor de meeste, zo niet alle stakeholders herkenbare manier. Dat model vormt de basis voor de zoektocht naar een oplossing om samen op door te bouwen.
Stap 4: Gewenst construct
Bij het visualiseren van de gewenste situatie komen we tot een haalbare stip op de horizon. Deze houdt rekening met de haalbaarheid vanuit het gezamenlijk beeld. Dit kan radicaal anders zijn (transformatie), maar voor sommige stakeholders slechts een subtiele verandering. Het doel is draagvlak creëren voor een haalbare en gewenste verandering. Stapsgewijs bouwen we naar het nieuwe werkproces.
Stap 5: Minimum Viable Solution
Met een duidelijke stip op de horizon is het mogelijk om te werken aan de Minimum Viable Solution. Hiervoor gaat een team uiteen, om zo effectief slagen te kunnen maken. Ga voor de eerste haalbare verbeterstap die leidt tot een nieuwe status quo. Welke essentiële verandering in werkwijze kunnen we doorvoeren? Doorgaans pak je de kop en staart van een proces beet. Heb je eenmaal de kop onder controle, dan kun je in de vervolgstappen verdere verbeteringen doorvoeren. IT kan een belangrijk hulpmiddel zijn in het vormgeven en formaliseren van nieuwe werkprocessen. Die IT-expertise kunnen wij vanuit het Conclusion ecosysteem laagdrempelig aan boord brengen.
Stap 6: Iteratief verbeteren
Vergelijkbaar met de agile werkwijze bouwen we de Minimum Viable Solution in interacties uit tot de volledige oplossing. De kracht zit in het iteratieve. We betrekken de stakeholders vaker en er wordt in kleine stappen gewerkt aan het product. Op deze manier maken we de uitdagingen niet te groot. Uiteindelijk resulteert dit in een duurzame verandering en oplossing van het probleem.
De kracht van co-creatie
Zo, je hebt de kracht van co-creatie in de praktijk ervaren. Jij constateerde een probleem en hebt dat samen met onze business consultants én alle stakeholder beetgepakt. Zo heb jij je organisatie concreet vooruit geholpen. Daar mag je trots op zijn. En weet je nog waar het allemaal begon? Juist: bij het feit dat jij wél de stap zette iets met het probleem te doen.
Loop jij tegen een probleem aan binnen jouw organisatie?
Kom dan in actie!
