Hoe krijg je een high performing Agile team? Zet het op de backlog!

Startpunt voor mij was om een standaard Agile vraag te stellen: Wat is jullie Definition of Done van die actie? Wanneer luister je dan goed naar elkaar, zodanig dat het probleem is opgelost?

Het team kende uiteraard allerlei theorieën en modellen over communicatie en dat was volgens hen niet waar ze naar zochten. Kleine stapjes zetten en het eenvoudig houden was als wens uitgesproken door het team: oftewel “beste coach, help ons even (even?)”.

Ik heb de dag daarna een paar vakantie foto’s meegenomen van mijn zomervakantie in Oostenrijk (de eerste keer zonder sneeuw en ski’s) en heb de teamleden een voor een gevraagd in een paar woorden op te schrijven wat ze konden zien op de foto’s. Zoals verwacht werden er verschillende dingen opgeschreven door de verschillende persoonlijkheden in het team. Hoe groter de verschillen in de mensen, des te groter de verschillende dingen die ze zagen en verhalen die er werden verteld. Why? Iedereen interpreteert wat ze zien op basis van zijn/haar eigen ervaringen, (vakanties etc.) en (voor)kennis, interesses en gevoelens,

Ik heb toen uitgelegd dat het met woorden niet anders is. Als iemand jou iets vertelt en je legt het voor jezelf vast of vertelt het door aan een ander dan zijn de verschillen in wezen net zo groot als bij mijn vakantiefoto.

Er is wel een verschil: een gesprek geeft de kans om extra informatie te vragen, te toetsen wat er gezegd (gezonden/gezien) wordt. Je hebt, vooral bij een face-to-face gesprek, de kans om te wachten tot het einde van het bericht en te controleren of je hebt begrepen wat de ander zegt of dat je zijn bedoeling snapt. Dat kan via samenvatten en checken door en het in eigen woorden/beelden terug te geven en te toetsen.

Communiceren bestaat voor een groot deel uit waarnemen en niet uitzenden. Het draait om luisteren, spreken, en goed observeren. Welke woorden worden gebruikt, met welke intonatie en de non-verbale communicatie.

Ook voorkennis en ervaring met die persoon kleuren je interpretatie van wat er gezegd wordt. Je past ook onbewust jouw houding aan aan degene die iets verteld. Dat gaat mis en dat voelt iedereen wel aan, als je maar half luistert, vooringenomen bent, haast hebt of de vorige keer ook niks had aan de informatie van de huidige zender.

Is dat fair? Nou nee.

Onzekerheid reduceren betekent oplossingen vermijden.

Een andere neiging bij de luisteraars is dat mensen onzekerheid willen reduceren. Dat zit zo: als je niet weet hoe je om moet gaan met wat de ander jou vertelt wordt luisteren moeilijker. Niet weten wat je moet doen maakt onzeker. Dat gevoel is onaangenaam en daarom ga je op zoek naar manieren om dat gevoel te verminderen of weg te stoppen. Omdat je brein stopt met luisteren en op zoek gaat naar een snelle oplossing luister je niet meer.

Hoe maak jij als Scrum Master de omslag: je kunt je teamleden dit verhaal vertellen en wachten tot het kwartje valt en je kunt het ook gaan oefenen. Wij zijn begonnen met oefenen door elkaar na sommige stand ups even te bevragen , te checken of de ontvanger de zender echt goed begrepen had (over zijn verrichte activiteiten, belemmeringen of hulpvraag). Dat leidde al snel tot betere gesprekken met minder misverstanden en meer oplossingen.