10 meetings, 1 plaspauze en 9,5 uur later, maar wat heb ik vandaag gedaan?

Herken je dat, die eindeloze reeks aan meetings?

Je kunt geen beeldscherm meer zien en aan het einde van de dag val je zowat om. Je vraagt jezelf af: wat heb ik vandaag gedaan en wat is er nu daadwerkelijk allemaal besproken? Deze vragen had Marcel ook. Marcel is projectmedewerker bij een grote gemeente in de Randstad. Hij heeft hart voor de zaak, staat graag iedereen persoonlijk te woord en neemt altijd net iets te veel hooi op zijn vork.

Marcels standaard werkdag

Om kwart voor acht ‘s ochtends opent Marcel zijn laptop. Hij ontwaart vier gemiste Teams-oproepen en drie prio mails tussen zijn 9.349 ongelezen e-mailberichten. In het kwartier dat volgt, probeert Marcel inzicht te krijgen in wat hij de avond ervoor gemist heeft. Het is alweer bijna acht uur. Snel nog even naar beneden om een kop koffie te halen. De meeting met zijn manager van zometeen is al drie keer uitgesteld, dus hoog tijd om eindelijk even bij te kunnen praten. Marcel wil aangeven dat de werkdruk toch wel erg hoog is. Om vijf over acht ontvangt hij een appje van zijn manager: “Ben wat later, zit in meeting die uitloopt.” Blijkbaar is Marcel niet de enige die het druk heeft ...

Dagelijkse stroom aan stand-ups en bila’s

Aansluitend op zijn bila volgt de daily stand-up, het dagelijkse voortgangsverslag van het project waar Marcel met zijn team aan werkt. Daarna nog een afspraak met de IT-afdeling, om te vragen of een functionaliteit kan worden toegevoegd aan het online portal. Dit is belangrijk voor het project. Voor de lunch ook nog even die escalatie leiden tussen de PO en het project. De backlog is namelijk overvol en het project krijgt onvoldoende prioriteit.

Tijd voor lunch, of toch niet ...

Hè hè, even tijd voor een boterham na al die overleggen. O nee, toch niet. Marcha belt eindelijk terug. Marcel heeft haar nodig voor de escalatie, dus hij moet echt even opnemen. Wat staat er nog meer op de agenda? Straks een workshop van drie uur om de processtappen in de client journey uit te werken. Nou, dan maar even achter mijn laptop lunchen, denkt Marcel.

‘Marcel, ben je daar nog?!’

De workshop begint. Tussendoor spiekt Marcel op zijn telefoon. Een NOS-melding: ‘Kabinet kondigt nieuwe versoepelingen aan’. Toch even lezen, denkt hij. En zonder er erg in te hebben is hij drie nieuwsartikelen verder, totdat hij in zijn oortjes hoort: “Marcel, wat vind jij ervan? Hallo, ben je er nog?!” Wat volgt, is de smoes die hem in dit soort situaties vaker heeft gered: “Sorry, ik stond even op mute. Kun je de vraag herhalen?”

Praatjes vullen geen gaatjes

Inmiddels is Marcel zo uitgeput dat hij naar zijn scherm staart alsof hij tv aan het kijken is. Backlogs, slidepacks en performance sheets schieten over zijn scherm. Maar eigenlijk heeft hij geen idee meer waar het over gaat. Volledig uitgetuned belt hij in voor zijn laatste meeting van de dag, waarin het progress report wordt besproken. Zó, het is half zes. Tijd om zijn laptop dicht te klappen. Maar waar haalt Marcel de tijd vandaan om zijn acties uit te werken?

Maak vergaderen weer zinvol

Als jij je in dit verhaal herkent, ben je niet de enige. Zonde, want zo’n met meetings volgeplande werkdag is niet nodig. Met Effectgedreven Werken maakt Conclusion Consulting het mogelijk om een eind te maken aan de vergadercultuur. Dat doen we onder de noemer ‘Bewust(er) overleggen & projecten met resultaat’. Door inzicht in structuur kunnen patronen worden doorbroken. Zo ontstaat er ruimte om te werken aan wat er écht toe doet. Met ons 6-stapsmodel zorgen wij ervoor dat vergaderen weer zinvol is.

1. Probleem vaststellen, is er wel een vergaderprobleem?
2. Scan uitvoeren; een nulmeting van de reguliere en ad-hoc overleggen
3. Grondoorzaken blootleggen: patronen, cultuur, gebruiksnormen
4. Verbeteracties definiëren, samen de gewenste situatie bepalen
5. Borgen van de acties, inbedden van nieuwe structuren
6. Continu verbeteren, monitoren en aanpassen waar nodig