Dag eindeloze vergaderingen, hallo Effectgedreven Werken

Doorbreek de vergadercultuur

Conclusion Consulting ontwikkelde het model Effectgedreven Werken, waarin je in 6 stappen leert hoe je de vergadercultuur doorbreekt en weer écht waarde toevoegt aan je werk. We leiden je stap voor stap door het model.

1. Stel het probleem vast

Om te bepalen of er een probleem is, wil je eerst vaststellen of er überhaupt wel een probleem is. Ga bij jezelf na of je doorgaans met minder of juist met meer energie een vergadering verlaat. Vraag jezelf daarnaast af of je toegewijd bent aan een vergadering of dat je tussendoor met andere zaken bezig bent. Bespreek dit ook eens met collega’s. Zijn ze actief betrokken of zien ze vergaderingen veelal als een mooi moment om hun mailbox bij te werken?

2. Voer een scan uit: nulmeting van reguliere en ad-hoc-overleggen

Heb je vastgesteld dat de manier van vergaderen een probleem vormt? Krijg dan inzicht in de huidige staat van de vergadercultuur middels een nulmeting. Zo wordt duidelijk hoe groot het probleem is. De nulmeting geeft inzicht in de frequenties, de deelnemers, de aanpak, de duur, het vervolg en de classificatie van de overleggen.

3. Leg de grondoorzaken bloot: patronen, cultuur, gebruiksnormen

Waarom vergaderen we zo veel als niemand hier eigenlijk op zit te wachten? Je herkent het vast wel: deadlines worden niet gehaald en er worden extra medewerkers ingezet om de gestelde deadlines wél te halen. Na een aantal weken blijkt dat deadlines nog steeds niet gehaald worden, omdat te veel afhankelijk is van externe teams. Dit is een duidelijke vorm van brandjes blussen, zonder het echte probleem op te lossen.

De afhankelijkheid van andere teams kan een belangrijke grondoorzaak zijn. Een vervolgvraag is dan: waarom is dat? Tijdens de grondoorzakensessie breng je alle stakeholders bij elkaar. Het doel van de sessie is het achterhalen van de verschillende grondoorzaken, zodat je geen pleisters meer hoeft te plakken, maar het probleem bij de kern kunt aanpakken.

Hoe kan het dat dit probleem is ontstaan? En waarom hebben we er nu last van? Vragen die gesteld zullen worden op verschillende deelgebieden: proces, middelen, methode, omgeving, management, personeel. Door de oorzaken te categoriseren, worden gedachten verbreed en krijg je meer inzicht. In deze fase gaat het dus echt om het doorgronden van het probleem. Oplossingen worden tijdens deze meeting losgelaten

4. Definieer verbeteracties, bepaal samen de gewenste situatie

Nadat de huidige situatie in kaart is gebracht en het probleem is doorgrond, volgen de eerste verbeteringen. Voorkom dat iedereen alle kanten op gaat rennen en zorg voor focus en prioriteit.

• Begin bij de strategie: wat is de koers, de stip op de horizon. Geef invulling aan het ‘waarom’.
• Wat is het doel? Voor wie doen we dit en in welke mate draagt dit bij aan de strategie?

In de praktijk blijken dit nog wel eens lastige vraagstukken, maar het antwoord erop is van groot belang. Want, wat gaat er eigenlijk mis als we hiermee stoppen? Wie of wat mist het dan? Dus wat dragen we bij door het wél te doen? Het antwoord op deze vragen zorgt voor een fundamentele basis in het draagvlak van veranderingen.

Maak keuzes wat wel en niet te doen
Kies welke mogelijke verbeteringen je gaat verwezenlijken. Wat is echt belangrijk? Wat voegt het toe en wat is de effort om het te realiseren? Liever eerst drie acties goed, dan vijf bijna. Het verwezenlijken van verbeteringen zorgt daarbij voor een enorme flow in het team, want hier doen we het voor!

Voor het prioriteren van alle verbeteracties kun je een import-effort matrix gebruiken.

• Veel impact en weinig effort? -> Quick win
• Veel impact en veel effort? -> Clusteren naar een project om verder uit te werken en af te stemmen
• Weinig impact en veel effort? -> Voorlopig niet nodig
• Weinig impact en weinig effort -> Inplannen voor kleine verbeteringen tussendoor

Wanneer ben je succesvol?

Tevreden terugkijken naar de realisatie van een verbetering geeft een kick. Maar wanneer ben je tevreden? Bepaal vooraf wanneer een verbetering succesvol is en zorg voor een meetbaar resultaat. Zo kun je samen successen vieren, klein of groot, voor een blijvend resultaat van continu verbeteren.

5. Borg de acties, bed nieuwe structuren in

Nadat de concrete verbeteracties in kaart zijn gebracht, volgt de keuze voor de interventies die als eerste worden opgepakt. Aan de hand van de ingevulde import-effort matrix start je met verbeteracties die de meeste impact opleveren en die de minste inspanning vragen. Deze quick wins leveren direct resultaat op. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van een concreet doel voorafgaand aan een overleg. Is het aantal quick wins te veel om in één keer op te pakken? Dan bepaalt de projectgroep welke verbeteracties als eerste worden opgepakt.

Wijs actiehouders aan

Een efficiënte en goede opvolging van de acties borg je door te bepalen welk lid van het projectteam welke interventies (of onderdelen daarvan) oppakt. Zo nodig worden acties gedelegeerd naar leden buiten het projectteam. Denk aan leidinggevenden of projectmanagers die elders in de organisatie actief zijn en die bereid zijn een bijdrage te leveren aan dit thema. De actiehouder coördineert de interventie, voert voorbereidingen uit, delegeert waar nodig en bewaakt de voortgang. Tenslotte evalueert de actiehouder de verbeteractie: heeft de actie voldoende bijgedragen aan het verwachte resultaat?

6. Verbeter continu, monitor en pas aan waar nodig

De grootste uitdaging is het consequent blijven toepassen van de afgesproken verbeteracties. Nadat goede intenties zijn uitgesproken en afgesproken, wordt menigeen weer opgeslokt door de dagelijkse beslommeringen en ligt het risico op de loer om te verslappen. De kans op effectief en langdurig resultaat is het grootst als je de motivatie blijft vinden om continu te blijven aanscherpen en verbeteren. Volharding om kritisch te blijven kijken naar het proces en je eigen handelen is hierbij dan ook essentieel.

Je houdt de energie in het verbetertraject door direct aan de slag te gaan met de verbeteracties en vooral kleine stappen hierin te zetten. Fouten mogen maken en de ander durven aanspreken op zijn of haar gedrag, zijn daarbij belangrijke randvoorwaarden. Kortcyclische afstemmomenten dienen er tenslotte voor te zorgen dat de cirkel van continu verbeteren (plan - do - check- act) geborgd en voortgezet wordt.

Naast aanscherping van reeds lopende interventies kunnen ook de overige acties uit een van de andere assen uit de impact-effort matrix worden opgevolgd. Maak voor de monitoring en opvolging gebruik van basale en heldere overzichten. Bijvoorbeeld door middel van een eenvoudige spreadsheet of een digitaal Kanban-bord waarop snel te zien is wat de status van een verbeteractie is en wie de actiehouder is.

Benieuwd geworden naar onze aanpak?

Onze business consultants gaan graag samen met jou aan de slag om bewust(er) overleggen te laten slagen!