Bullshit management werkt niet voor Agile teams

Op scherp zetten betekent de business ‘begrijpen’

Een vooraf uitgestuurde online vragenlijst aangevuld met telefonisch interviews leidde ertoe dat pijnpunten van de verschillende functies, processen en activiteiten onder het vergrootglas kwamen te liggen. Hiermee kreeg het managementteam voor de eerste keer in lange tijd de echte bullshit voor ogen. Waarom produceren we per jaar 200 publicaties als onze klanten er niet om vragen? Wat komt er na cold calling en het inzetten van telemarketingbureaus? Weten we nu meer van onze potentiele klanten met de introductie van een nieuwe landingspagina op de website?

De oplossingsgerichtheid van teams start met de zin voor ‘klantwaarde

‘Wat een energie en focus hoor ik als ik met de deelnemers spreek’, zei de directeur Nederland tegen me aan het begin van dag drie van de off-site, ‘en dan heb ik het over alle deelnemers Patrick!’ Een mooier compliment over de ingezette aanpak kun je je als consultant-facilitator niet wensen. Dezelfde energie en focus zie, voel en hoor je als je een Agile team mag begeleiden. Daar waar de oude denkers nog druk zijn met het neerleggen van hun waterval projectplannen timmeren Agile teams elke dag aan het creëren van klantwaarde. Elk onderdeel van een Agile manier van werken straalt focus, het opleveren van concrete producten, waardering voor elkaars competenties en oplossingsgerichtheid uit.’

Daarom heb ik er – in aanloop naar de management off-site – voor gekozen om de organisatie op een Agile manier mee te nemen in het vaststellen van de deliverables met een duidelijke Definition of Done. Waar de gemiddelde brainstormsessie, kick-off en heisessie vooral inspeelt op het meekrijgen van de sentimenten en motivatie van de deelnemers, was de insteek van deze off-site nu precies omgedraaid. De echte vraag werd gesteld: ‘Welke verwachtingen heb jij van het hoofdkantoor die nu niet worden ingevuld, en wat is daarin jouw eigen bijdrage?’. Het bleek dat de deelnemers hun managementteam met de nek aankeken als het aankwam op het leveren van ‘klantwaarde’. Het verhaal dat naar boven kwam was dat hun MKB en grotere corporate klanten, niet zaten te wachten op nog meer standaardproducten en diensten maar juist een oplossingsgerichte, kort-cyclische, aanpasbare en vooral ‘ontzorgende’ aanpak verwachtten.

Stop talking, Start doing

Praatjes vullen geen gaatjes, en dat was dan ook meteen de gekozen aanpak om de deelnemers, vanaf dag één, in mee te nemen. Met alle bullshit op tafel en duidelijke deliverables werd de manier van werken tijdens de off-site opnieuw bekeken. Het oude programma wat te bestempelen was als een ‘zenden-zenden’ geheel van achter elkaar gezette PowerPointpresentaties, werd omgebouwd met een Agile manier van werken; bereidheid tot onderzoek, delen van informatie en aannames, het formuleren en plannen van concrete acties voor de korte- en lange termijn en het reflecteren op leren en ontwikkelen als team.  De hoor- en voelbare energie en focus bij alle deelnemers, als ook voor de directeur, was grotendeels te danken aan de gekozen structuur van het time-boxen van activiteiten. Geen ‘sunshine-pumping’ en brainstormen over hoe lekker het gaat met de business. Nee, enerzijds werd het thema klantwaarde creëren besproken en anderzijds ging men onzekerheden, obstakels en interne aannames niet uit de weg. Daar waar normaliter een team tot vertraging en zelf tot stilstand gebracht werd door de problemen op tafel te leggen, werd nu juist het onderzoeken en uitdiepen van elkaars hulpvragen de leidraad.

Al snel ontstond er een zichtbaar vertrouwen en verantwoordelijkheid bij de deelnemers zelf om te praten over ‘de’ activiteiten die essentieel waren voor het ‘ontzorgen’ van hun klanten. De door mij gestelde vragen: ‘Wat is je eerstvolgende stap?’, ‘Hoe weet je dat je je verwachte doel bereikt hebt?’ en ‘Wat is je hulpvraag voor de collega’s?’ werden dan ook al snel door de groep overgenomen en onderdeel van de manier van werken tijdens de off-site.

Geef elkaar vertrouwen om op de stopknop te mogen drukken

Voor mij als professional is het elke keer weer een enorme boost als je collega’s en klanten hun verantwoordelijkheid ziet pakken in het met elkaar leren & ontwikkelen. Dat er naast de dagelijkse productie of dienstverlening geen ruimte zou zijn voor het bespreken van fouten, tekortkomingen en het stellen van hulpvragen is een fabel. Juist het durven aanspreken van de status quo en het concreet formuleren van hulpvragen om te kunnen leveren, toont uw capaciteiten als leider. De keuze om elkaar te blijven bullshitten is aan u! Als u uw rol als (nieuwe) Agile leider serieus neemt gooit u vandaag het roer nog om.

Geef uw medewerkers de ruimte en het vertrouwen om de verantwoordelijkheid te pakken voor het dagelijks creëren van klantwaarde, door hen de stopknop in handen te geven. Zet de juiste mensen klaar, van Product Owner, Scrum team tot Agile coach. Medewerkers van alle leeftijden en achtergronden kunt u meenemen in de energie, focus en vertrouwen in de Agile manier van werken.

Stop bullshitting yourself en start doing.