Aandachtspunten voor een succesvolle verandering in de zorg

Een recent voorbeeld is de situatie van de afgelopen maanden. Onze dagen zijn anders; in plaats van werken met collega’s op kantoor, werken we nu thuis en zijn we ook collega voor onze partner en leraar voor de kinderen. Elke dag word je getest op jouw flexibiliteit en ga je mee in de veranderingen om je heen. Extreme druk en maatregelen zorgen ervoor dat er met een vernieuwde, kritische blik naar organisaties en sectoren wordt gekeken.

Steeds vaker zien we de noodzaak van digitalisering, optimalisatie en de daarbij horende veranderingen. Als je specifiek naar de zorgsector kijkt, dan zal de laatste verandering nog niet zijn geweest. Denk hierbij aan de steeds meer digitale zorg, de zorg op afstand, de samenwerking met andere ziekenhuizen in het binnen- en buitenland en de zoektocht naar zinnige zorg. In deze zoektocht wil je iedereen de juiste zorg bieden; niet te veel, niet te weinig en zonder onnodig kosten te maken.

We hebben een aantal aandachtspunten geformuleerd die jou kunnen helpen bij het doorvoeren van een blijvende verandering.

urgentie

Urgentie heeft ons de afgelopen maanden gedwongen tot een snelle omschakeling; projecten waar weerstand was, zijn versneld ingevoerd, remote werken werd de standaard en de aandacht voor het scholen van IC-verpleegkundigen ging in een stroomversnelling. Urgentie is een belangrijk element om een verandering te laten slagen. Als je doelgroep begrijpt waarom de verandering noodzakelijk is, is je eerste belangrijke stap voor begrip én tegen weerstand genomen. Enige vorm van urgentie is belangrijk. De vorm of mate van urgentie kan verschillen per verandering.

Voor de start van een succesvolle verandering is het belangrijk inzicht in de urgentie te hebben en te geven. Maak bespreekbaar met belanghebbenden waarom de verandering noodzakelijk is en geef inzicht in de te nemen stappen.

Het veranderverhaal

Hoe zorg je er voor dat de noodzaak en de boodschap duidelijk zijn? Het helpt om een veranderverhaal* op te stellen. Hiervoor beantwoord je de volgende vijf vragen:

• Waarom wil je deze verandering doorvoeren?
• Waartoe leidt deze verandering?
• Wat of welke onderdelen veranderen?
• Hoe ga je deze verandering doorvoeren?
• Wie zijn betrokken bij dit veranderproces?

De kern van de verandering vat je samen in een korte boodschap die je deelt met de organisatie en belanghebbenden. Het is belangrijk dat deze boodschap helder en simpel is. De visie en gedachte achter de verandering wordt duidelijk en daarmee voorkom, dan wel verminder je weerstand. 

Verandertijdlijn en mijlpalen

Als het veranderverhaal helder is, kun je vanuit daar starten met het opstarten van een juiste tijdlijn. Door in kleine stappen doelen te formuleren en te werken naar mijlpalen, zorg je voor snelle zichtbaarheid. Daarnaast is het een mooie manier om de betrokkenen mee te nemen. Houd bij het opstellen van de tijdlijn rekening met vertraging door weerstand en blokkerende factoren die de verandering in de weg zitten. 

Gedrag en gewoontes

Verandering kan van invloed zijn op personen, in de vorm van aangepaste processen en/of werkzaamheden. Het aanpassen van gedrag en gewoontes is dan een belangrijke voorwaarde om gestarte initiatieven tot een succes te brengen. Gedrag verandert niet van de een op de andere dag en wees je bewust van de weerstand die kan ontstaan.

Goede borging en regelmatige reflectiemomenten zorgen voor een grotere kans op een succesvolle implementatie; het aangepaste gedrag blijft en wordt de nieuwe standaard. Je kan zichtbaarheid creëren in de organisatie door (visuele) reminders op te hangen of regelmatig de afspraken te herhalen. Probeer de verandering samen door te maken: vorm een team! Dit werkt altijd beter dan jij tegen de rest.

Iedereen betrekken (stakeholdermanagement)

Medewerkers, cliënten, burgers, leveranciers, het bestuur, de directie: neem iedereen die op een manier betrokken is mee in de aanpassingen die worden gedaan. Een verandering wordt een succes als iedereen de oude manier achter zich laat en de nieuwe werkelijkheid omarmt. Leidinggevenden dienen het goede voorbeeld te geven en de werkvloer te betrekken. Vind ambassadeurs binnen de gebruikersgroep en stel een leidende coalitie aan, ingevuld door medewerkers, burgers en/of gebruikers door lagen en afdelingen heen.