5 tips voor een succesvolle Sprint Planning

1. Stel de klantproblemen centraal  

Als Product Owner is het jouw rol ervoor te zorgen dat het gehele Scrum team begrijpt wie de gebruikers zijn en wat hun wensen zijn. Door als Product Owner de Sprint Planning te beginnen met een heldere toelichting op de grootste pijnpunten van de klanten zorg je ervoor dat de urgentie heel helder is. Zo werkt het development team niet meer aan losse functionaliteiten maar aan het oplossen van een daadwerkelijk probleem. Dit vergroot de motivatie en helpt tevens bij het stellen van prioriteiten.

2. Backlog items zijn ‘ready’ voor aanvang van de Sprint Planning 

De Product Owner zorgt ervoor dat de backlog items tijdens de planning ‘ready’ zijn. Ready betekent hier dat de items in een eerdere refinement sessie aan bod zijn gekomen zodat deze items tijdens de planning binnen afzienbare tijd kunnen worden ingeschat op complexiteit en werktijd. De Product Owner is verantwoordelijk voor dat voorafgaande aan de Sprint Planning backlog items in voldoende mate ‘ready’ zijn om ingeschat te worden door het Development Team. Het ready maken van items kan een Product Owner niet alleen, hij doet dit samen met zijn collega’s in het scrum team èn alle experts buiten het team die zij daarvoor nodig achten. Door in refinement sessies met de juist mensen (scrum team, Architecten, Juristen, Privacy experts etc.) samen de items te doorgronden ben je instaat om gezamenlijk te komen tot een dieper begrip van het wat en het waarom van de items. Wanneer blacklog items onduidelijk zijn bestaat er een verhoogd risico dat het development team onvoldoende scherp heeft wat er geleverd moet worden en aldus hoe zij dat gaan doen. Een ander risico is dat items worden doorgeschoven naar de volgende Sprint omdat het development team eerst verduidelijking nodig heeft. Tijdens de Sprint Planning is er ruimte voor verduidelijking van items maar het is geen refinement sessie, zorg er daarom voor dat de items ready zijn.

 3. Stel verdiepende vragen

Voordat het Development team de backlog items met de hoogste prioriteit inschatten is het van belang om verdiepende vragen te stellen. Vragen als: waarom dit item voor de klant belangrijk is en welke waarde levert dit voor de klant? Wat is er dan functioneel meer mogelijk? Hoe gaan we straks het succes meten? Wat is hierin onze norm voor succes? Hebben we alle acceptatie eisen helder? Development teams die onvoldoende verdiepende vragen stellen hebben onvoldoende zicht op de doelen van de items en kaders. Met als gevolg dat er oplossingen worden gemaakt die niet aansluiten op de klantwens en het klantprobleem niet wordt verbeterd. Hoewel het logisch klikt dient het Scrum Team volledig focus te hebben op de klantvraag voor het beste resultaat. 

4. Zorg voor een gedragen sprintdoel

Het niet hebben van een sprintdoel of het hebben van een onduidelijk sprintdoel kan leiden tot verschuiving van de focus naar de losse backlog items. Gezamenlijk doelen zijn hier belangrijk zodat er samen wordt gewerkt aan het opleveren van een concreet product binnen de betreffende Sprint. Het helder hebben van backlog items is één, het creëren van spintdoelen is net zo belangrijk. In veel scrum teams ligt de focus helaas meer op het zo snel als mogelijk verdelen van het werk, in plaats van ervoor te zorgen dat je gezamenlijk een dieper begrip van de klantwensen krijgt. Een development team blijkt het productiefst te werken als het team niet alleen de losse backlog items begrijpt, maar als Development Team de relatie kan leggen tussen het sprintdoel en de achterliggende klantwensen. Als Product Owner bespreek je de klantproblemen die je opgelost wil hebben en welke backlog items je denkt daarvoor nodig te hebben. Het Development Team bepaalt, op basis van de prioriteiten van de Product Owner, welke items in de Sprint worden getrokken. Tijdens de sprint Planning formuleert het gehele Scrum Team gezamenlijk het sprintdoel.

5. Werk als ontwikkelteam samen aan items  

Scrum gaat niet over zo productief mogelijk werken maar om het realiseren van klantwaarde op de korte en lange termijn. Voor development teams is de verleiding om het werk effectief over het team te verdelen en eenieder zelf zijn eigen werk in te laten schatten. Dit met als doel om zo productief mogelijk te zijn. Het effect is echter dat er weinig begrip is voor het gehele product, mensen niet van elkaar leren en je voor bepaalde taken afhankelijk blijft van enkele personen. Om werkelijk klantwaarde op de korte en lange termijn te realiseren is het van belang dat je als development team de samenhang van alle componenten van het product begrijpt en elkaar kan helpen oplossingen te realiseren. Het inschatten van items en het uitvoeren van het werk is daarom de taak van het gehele development team.

 
Met deze 5 simpele en direct toepasbare tips inspireren we jou de kwaliteit van de Sprint Planning te verbeteren. Start eens met één van deze tips, toets jezelf en je team of het werkt. Succes boek je stap voor stap. Probeer en ervaar.