Van papieren tijgers naar een gedragen SPP

Uitdaging: van ‘papieren tijgers’ naar concrete acties

Eerdere SPP-initiatieven die de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) ondernam, eindigden in ‘papieren tijgers’ waarin alleen op hoofdlijnen, zeer technisch en abstract, gesproken werd over een SPP. Het waarom, de hoe en de beoogde effecten van een SPP sloten daarmee onvoldoende aan bij de wensen en behoeften van de directies, staf en medewerkers. De uitdaging van het project was het vertalen van de gewenste strategische organisatieontwikkeling naar een passend, stabiel en wendbaar personeelsbestand, en de stappen te identificeren die nodig zijn om hiertoe te komen.

Oplossing: een periodiek systematische aanpak

Middels het doorontwikkelen van praktische en waardetoevoegende processen in gezamenlijkheid met de directies, is de SPP als strategisch instrument opnieuw op de kaart gezet. Door een duidelijke aanpak op basis van de aspecten Lean, Leiderschap en Leren zijn processen, eindproducten, rollen en verantwoordelijkheden in kleine stapjes opnieuw vormgegeven en gevalideerd met de directies.

Met de tactisch HR-managers en de driehoek directiesecretaris, business controller en HR-accountadviseur, zijn in twee fasen korte slagen gemaakt die tot een goede acceptatie en dagelijks gebruik van de SPP hebben geleid. De directies hebben gezamenlijk een SPP Lange Termijn gebouwd. Ook is er een SPP Korte Termijn ontworpen dat zelfstandig door de directies kan worden uitgevoerd, en waarbij HR een faciliterende en ondersteunende rol kan innemen.

Resultaat: een duidelijk én gedragen SPP-proces

Er ligt een duidelijk en behapbaar SPP-proces dat door de lijn gedragen en geleid wordt, waarbij de leden van de tactische tafel HR en de staf van de directies gezamenlijk het proces hebben doorleefd. De verschillende belanghebbenden kennen de SPP-cyclus en hun rol en verantwoordelijkheden daarin. Zij stellen elkaar de juiste vragen en kunnen concreet aangeven wat de consequenties zijn van toekomstige ontwikkelingen. Het verantwoord (be)sturen op de SPP is getransformeerd van een afvinklijstje naar een periodieke, stelselmatige analyse van een toekomstgericht personeelsbestand.

Concrete resultaten:

• kwalitatieve SPP Lange Termijn J+3
• kwantitatieve SPP Korte Termijn
• specifiek ontwikkelt SPP Dashboard
• Planning & Control-kalender
• Plan van Aanpak per directie

Onderscheidend vermogen: verantwoordelijkheid creëren

Het onderscheidend vermogen lag in het verantwoordelijk maken van de directies voor de SPP middels korte en duidelijk afgebakende activiteiten. Een persoonlijke begeleiding middels interviews, data-analyse en kritieksessies van de oude SPP-cyclus zorgde voor de nodige urgentie en noodzaak bij de belanghebbenden.

Met de focus op ‘Van begrip naar goed gebruik’ is een gedeelde verantwoordelijkheid gecreëerd, waarmee in de latere fase ‘Verantwoord (be)sturen op de SPP’ is toegewerkt naar duidelijke processtappen, een dashboard en kwantitatieve analyse. Ook werden rollen en verantwoordelijkheden opnieuw gedefinieerd. Daarbij was het voeren van gestructureerde voortgangsgesprekken en begeleiding van de tactische laag HR van essentiële waarde. Op die manier kon namelijk kort-cyclisch geschakeld worden op afwijkingen en hulpvragen tijdens het proces.

Over de IND

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen, naturalisatieverzoeken, en aanvragen van mensen in behandeling neemt die in Nederland willen werken, studeren of een gezin willen vormen. Een maatschappelijke taak die meebeweegt met de veranderende context en onder het vergrootglas ligt van de politiek. Binnen de zeven directies van de IND zijn ongeveer 4.000 medewerkers werkzaam.