Kentalis gaat van oud naar AFAS: ‘Sterk staaltje co-creatie'

Uitdaging: AFAS implementeren als nieuw HR-pakket voor Kentalis

Rik van Brederode maakt als informatie- en business-analist onderdeel uit van het projectteam implementatie AFAS HR & Payroll van Kentalis. “Ik richt mij hierbij op de inrichting van alle HR-processen in AFAS”, verduidelijkt hij. Of zoals business consultant Kevin Smulders het verwoordt: “Rik is de spil van het project.” De twee trokken nauw samen op om ervoor te zorgen dat de salarissen van alle 5.000 medewerkers van Kentalis keurig worden betaald via AFAS.

Maar waarom überhaupt de overstap naar een nieuw HR-pakket? Rik: “Eigenlijk is dat heel simpel: ons contract met de vorige leverancier liep af en als zorg-onderwijsinstelling moeten we dan een aanbesteding starten. Dat moment grepen we aan om vanuit een breder perspectief te kijken naar de toekomst van onze systemen. AFAS als totaaloplossing voor alle verschillende afdelingen binnen Kentalis sluit daar mooi op aan. Het betekent dat we niet langer hoeven te werken met allerhande separate applicaties.” Kortom, een belangrijke mijlpaal voor de digitale HR strategie.

Kevin maakt onderdeel uit van het team Prestatieverbetering van Conclusion Consulting. Vanuit die hoedanigheid is hij een ervaren projectmanager op het snijvlak van mens en IT. “Het was mijn taak de implementatie van AFAS HR & Payroll te begeleiden en vooral ook zorg te dragen voor een zachte landing binnen Kentalis”, verheldert hij zijn rol. Vanuit het Conclusion ecosysteem werd Kevin aangehaakt door Conclusion AFAS Solutions. Voor Rik was Kevin een welkome aanvulling op het team: “Wij doen dit soort trajecten niet iedere dag. Dan is het fijn als specialisten ons hierbij kunnen helpen en adviseren. We zochten bewust naar een consultant van buiten AFAS, om zo niet alleen ons maar ook AFAS scherp te kunnen houden. Voor Kentalis is het waardevol dat we binnen het Conclusion ecosysteem alle specialismen vinden.”

Het volledige implementatietraject duurde een jaar. Niet vreemd, volgens Kevin. “Er is een groot scala aan HR-processen dat ingericht moest worden”, legt hij uit. “Alle data vanuit het vorige systeem moesten worden overgezet naar AFAS. En er moest gezorgd worden voor integraties tussen AFAS en andere systemen. Kentalis maakt bijvoorbeeld gebruik van een roosterplanner voor zorgmedewerkers die niet door AFAS wordt aangeboden. Een aanpassing in het rooster kan consequenties hebben voor de onregelmatigheidstoeslag, die wel weer via AFAS wordt geregistreerd.” De business consultant benoemt ook nog een laatste, niet geheel onbelangrijk aspect: “De organisatie van Kentalis moest voorbereid worden op het werken met het nieuwe AFAS-systeem. Daar komen heldere communicatie, opleidingen en trainingen bij kijken.”

Oplossing: werkgroepen inrichten en in co-creatie de eindstreep behalen

Om het implementatietraject overzichtelijk en behapbaar te maken, kozen Rik, Kevin en het team ervoor om werkgroepen in te richten. Kevin: “We onderzochten welke bemensing en resources er nodig waren om de eindstreep te behalen. Op basis daarvan richtten we de werkgroepen in, met een verscheidenheid aan expertises in iedere groep.”

De harde deadline van 1 januari 2023 behalen kon alleen door in co-creatie te werken. “Ik schakelde veel met de HR-professionals en ICT’ers van Kentalis, de experts uit het Conclusion ecosysteem, maar ook met de projectmanager van AFAS”, schetst Kevin een beeld van de vele stakeholders. “Alle partijen voelden de gedeelde verantwoordelijk voor het slagen van het implementatietraject. Het was mijn taak om te zorgen voor de juiste overleggen of het juiste moment. En tijdens die overleggen hield ik de belangrijkste agendapunten op tafel en zorgde ik voor verbinding. Iedereen was heel bereidwillend en maakte voldoende tijd vrij buiten de eigen werkzaamheden om. Die drive gaf een hoop energie.”

Resultaat: de salarissen worden succesvol in AFAS verwerkt en uitgekeerd

Na het inrichten van alle processen, de datamigratie van het vorige systeem naar AFAS en het uitvoeren van meerdere testrondes werd de deadline gehaald. “Alle salarissen worden nu vanuit AFAS verwerkt en uitgekeerd”, stelt Kevin tevreden. Rik deelt een eyeopener die hij tijdens het project had: “Testen wordt eigenlijk altijd zwaar onderschat. Het is belangrijk daar genoeg aandacht aan te besteden. Een andere eyeopener is dat je veel meer tijd en mensen nodig hebt om alles goed te regelen dan je vooraf denkt. Ik ben blij dat we onze expertise konden koppelen aan de expertise die we inhuurde. Door dat brede perspectief hebben we van het nieuwe HR-pakket geen kopie van het oude gemaakt.”

Hoe kijkt Rik terug op de samenwerking met Conclusion Consulting? “Erg positief. Het contact was omgeven met Brabantse gezelligheid. We werken hard met z’n allen en dan is een beetje lol op zijn tijd ook nodig. Kevin voelde voor mij niet als een externe consultant, maar echt als Kentalis-collega. Onze organisatie kan best politiek zijn, maar Kevin wist goed tussen alle facetten door te laveren.” Andersom ervaarde Kevin dat net zo: “Rik is een superfijne sparringpartner, makkelijk benaderbaar en hij maakt altijd even tijd voor je. Ik ben blij dat we de deadline hebben gehaald en zo impact mochten maken voor zo’n mooie, maatschappelijk betrokken organisatie als Kentalis.”

Over Kentalis

Koninklijke Kentalis ondersteunt mensen die slechthorend, doof of doofblind zijn of een taalontwikkelingsstoornis of communicatief meervoudige beperking hebben. Kentalis vindt het belangrijk dat zij kunnen communiceren met anderen, worden begrepen en kunnen meedoen aan de samenleving. Daarom biedt de landelijke organisatie onderzoek, diagnostiek, zorg, speciaal onderwijs, ambulante begeleiding bij reguliere scholen en werkbegeleiding. Kentalis is er ook voor ouders, familieleden en professionals.