De Staat van Schiphol: schrijven voor minister en maatschappij

Uitdaging: zuivere publicatie onder verhoogde tijdsdruk

Sinds vier jaar publiceert de ILT jaarlijks de Staat van Schiphol. Het rapport bevat een feitelijke beschrijving van de veiligheid en duurzaamheid van Schiphol. Maar meer dan het presenteren van cijfers en inspectieresultaten, heeft de ILT ook als doel daar een visie op te formuleren. Deze publicatie is ook bedoeld om partijen te prikkelen, waardoor het extra belangrijk is alle stakeholders zorgvuldig mee te nemen in het proces. Denk hierbij aan sectorpartijen als natuurlijk Luchthaven Schiphol, maar ook Luchtverkeersleiding Nederland en KLM als grootste operator.

“Als ILT zetten we zuiver en scherp neer wat de feitelijke situatie is. Zo dienen we het maatschappelijk belang. Sectorpartijen kijken daar kritisch naar en dat begrijp ik. Daarom kunnen we enkel iets publiceren dat honderd procent klopt. Dat is een spannend proces, wat om een ervaren projectmanager als Martine vraagt. Iemand die het spel zowel bij ons intern als met de externe partijen weet te spelen. En ik kan je vertellen, dat is geen zachte koek.”

                                - Marco Buitelaar, Programmamanager Veilig en Duurzaam Schiphol

Door een wisseling van de wacht binnen de ILT moest de Staat van Schiphol 2021 worden opgesteld onder verhoogde tijdsdruk. Normaliter én idealiter wordt er vier maanden eerder gestart. Ook dit aspect vergroot het belang van een goede ‘hoofdredacteur’/projectmanager die het project strak stuurt, zonder de menselijke factor uit het oog te verliezen.

“Ik was projectmanager in het programma Veilig en Duurzaam Schiphol. In de laatste fase van de Staat van Schiphol 2020 werd me gevraagd mee te denken en te helpen bij de evaluatiesessies. We hadden een goede klik binnen het team en zagen mogelijkheden de 2021-versie een stap verder te brengen. Programmamanager Marco vroeg me de kartrekker te worden van dit grote project. Samen bepaalden we de strategie, waarna het aan mij was te zorgen voor een strakke projectplanning en het naleven daarvan. Maar het was vooral ook mijn taak om alle interne en externe stakeholders tevreden te houden, zonder concessies te doen aan een objectieve, goed onderbouwde publicatie.”

                               - Martine Crevels, Senior Consultant Conclusion Consulting

Oplossing: projectmanagement met veel oog voor verhoudingen

Een strak georganiseerd proces - niet enkel planmatig, maar ook inhoudelijk - zorgde ervoor dat iedereen wist waar hij of zij aan toe was. Zo kon er met alle stakeholders een discussie gevoerd worden op de inhoud, kon een constructieve dialoog worden gevoerd en kon er daadkrachtig naar de publicatie worden toegewerkt.

“Uiteindelijk is de menselijk-bindende factor belangrijk. Dat zweeft ergens tussen hemel en aarde. Je hebt er sterk verbindende kwaliteiten voor nodig. Daarom vind ik de persoonlijkheid van een projectleider cruciaal.”

                              - Marco Buitelaar, Programmamanager Veilig en Duurzaam Schiphol

De Staat van Schiphol is een lijvige publicatie. Tijdens het schrijfproces is er, naast de inhoud, ook veel oog voor de formulering van de juiste boodschap, gestoeld op feiten. Een voorbeeld van een van de honderden zaken die de Staat van Schiphol kunnen maken of breken. Aan de ‘hoofdredacteur’/projectmanager de taak het complexe speelveld aan te voelen, inclusief persoonlijke belangen en politieke gevoeligheden. 

“In mijn rol bij de ILT moet ik gevoel hebben voor verhoudingen en belangen. Daarnaast worden inhoudelijk hoge eisen gesteld. In het proces stond voorop dat transparant was wat iedereen kon verwachten. En het dan ook doen. Zo werken wij als projectteam en dat verwachten we ook van anderen. Ik haalde veel voldoening uit het traject dat leidde tot de Staat van Schiphol 2021. Het vroeg om een andere dimensie van projectmanagement.”

                              - Martine Crevels, Senior Consultant Conclusion Consulting

Resultaat: feilloze Staat van Schiphol 2021

“Het was een geruisloze landing, al is dat ook niet helemaal wat je wilt. Ik hoopte dat er meer agendapunten uit de Staat van Schiphol 2021 geagendeerd zouden worden in de Tweede Kamer. Schiphol is natuurlijk een urgent thema door de actuele problemen. In de Kamer worden onderwerpen uit ‘de Staat’ zoals het vliegplafond en geluidsoverlast behandeld, maar er valt meer te discussiëren over de luchthaven. Voor ons een trigger om onze inspecties op te voeren en onze visie volgend jaar nog iets scherper te formuleren.”

                              - Marco Buitelaar, Programmamanager Veilig en Duurzaam Schiphol

De Staat van Schiphol 2021, primair bestemd voor de minister van Infrastructuur en Waterstaat, werd na een soepel traject in maart 2022 gepubliceerd. Mede door de strakke projectleiding liep het gehele proces op rolletjes.

“Het was een plezierige samenwerking binnen het team, kernteam en met de omgeving. De harde deadline maakte een strakke planning noodzakelijk. Dat was gezien de tijdsdruk soms vervelend, maar die helderheid zorgt er ook voor dat iedereen wist waar-ie aan toe was. Voor mij was het steeds weer balanceren tussen hard en zacht projectmanagement. Het resultaat daarvan is dat alle partijen tevreden zijn.

                              - Martine Crevels, Senior Consultant Conclusion Consulting

Over de Inspectie Leefomgeving en Transport

De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) is de toezichthouder van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Ruim 1.300 medewerkers werken aan veiligheid, vertrouwen en duurzaamheid in transport, infrastructuur, milieu en wonen. Alle inwoners van Nederland hebben te maken met de resultaten van het ILT-toezicht. Denk aan veilig en betrouwbaar openbaar vervoer en vliegverkeer, een woning huren van een betrouwbare woningcorporatie of zonder risico water uit de kraan drinken.