Een checklist voor een succesvolle ERP livegang

Organisatorische impact

Een ERP implementatie kan een flinke impact hebben. Vincent gaf een voorbeeld van een wijziging in een inkoopsysteem waarbij medewerkers alleen nog functiegericht kunnen bestellen. “Op procesniveau betekent dit dat er geen handmatige declaraties ingevoerd kunnen worden. Medewerkers kunnen niet meer even snel langs de Praxis, maar moeten via het portaal bestellen.” Dit soort veranderingen binnen een ERP implementatie zijn vaak softwarematig heel logisch, maar in de praktijk brengt dit vaak veel meer veranderingen teweeg binnen de organisatiecultuur en werkprocessen van medewerkers.” Het is dus van belang om niet alleen vanuit technisch oogpunt naar de implementatie te kijken, maar juist ook naar de organisatorische verandering binnen de organisatie. 

Alles draait om draagvlak

Een ERP implementatie brengt dus vaak een grote verandering binnen de organisatie met zich mee. Hier moet je je stakeholders in meenemen. Volgens Vincent draait bij een verandertraject alles om draagvlak creëren. Dat doe je onder andere om hen al in een vroeg stadium te betrekken. Welke keuzes maak je en zijn dit de juiste keuzes? AFAS geeft de opdrachtgever huiswerk tijdens een implementatie.  Wij begeleiden een organisatie bij het realiseren van dit huiswerk middels intensieve begeleiding, waarbij wij de consequenties van keuzes kunnen overzien en opdrachtgevers behoeden voor het nemen van verkeerde afslagen in de inrichting. Dit noemen wij huiswerkbegeleiding. Op deze manier krijg je mensen niet alleen mee, maar voer je ook echt de regie over de implementatie en kun je bijvoorbeeld voorkomen dat de applicatie maatwerk gaat worden voor een aantal werkwijzen. “Het is belangrijk om continu de juiste boodschap uit te dragen en de eindgebruiker mee te nemen in het verhaal: waarom doen we dit en waar draagt dit aan bij?” Dit alles is gebaseerd op het Adaptive Enterprise Principe van Conclusion AFAS Solutions. Hieronder zijn een aantal aandachtspunten uitgelicht die bijdragen aan het creëren van draagvlak tijdens de livegang.

Testen & trainen
Een ondergeschoven kindje voor de livegang: testen! Door je eindgebruikers juist al te betrekken bij de testen voor livegang creëer je draagvlak. Tijdens de implementatie stel je vast welke rollen en functies werken met het systeem. Laat dan ook verschillende gebruikers dit systeem testen. Kloppen de autorisaties? Sluiten alle rollen aan bij het proces? Naast testen is het cruciaal om je eindgebruikers voor de livegang trainingen aan te bieden. Zo hebben ze voldoende kennis van de werkprocessen en kunnen ze direct aan de slag.

Communicatie
Zorg dat je de bedrijfsprocessen helder hebt, met name de verandering, en communiceer dit tijdig en duidelijk naar je eindgebruikers. Zo staat niemand voor verassingen. “Weet iedereen wat er gaat veranderen? Wat verwacht je van wie op welk moment? Organiseer bijvoorbeeld inloopsessies of webinars over de nieuwe werkwijzen.”

Maak voldoende resources beschikbaar
Voor het management is het van groot belang om voldoende ondersteuning te bieden in de periode van livegang. Stel hiervoor mensen beschikbaar zowel tijdens, als de weken na de livegang. Dit is tweeledig, zowel operationeel als tactisch niveau:

• Zichtbaarheid
  Zorg dat je voldoende zichtbaarheid creëert de eerste 2 tot 3 weken na de livegang. Er zullen veel vragen opspelen bij eindgebruikers die afgehandeld moeten worden.

• Nazorg
  Na de implementatie wordt het ERP systeem overgedragen naar de beheerorganisatie. Wel zit er volgens Vincent een cruciale tussenperiode voor deze overdracht. “Dit wordt ook wel de nazorgfase genoemd. In deze eerste maand na livegang blijft de projectgroep nog intact en in de lead. Zij zitten vol in de materie en kunnen als eerste aanspreekpunt direct de impact en urgentie bepalen. Is het een probleem op de architectuur of missen we een bepaald vinkje? Naast dat dit het efficiëntst is, kun je direct schakelen bij vragen vanuit de organisatie. Dit draagt bij aan de adoptie van de implementatie.”

Een livegang is de kers op de taart, maar zeker niet het einde van een ERP implementatie. “Dit is een van de grootste valkuilen: denken dat je klaar bent nu het systeem live staat. De grootste investering zit hem in de optimalisatie na livegang.” Aangezien optimalisatie van ERP software met bijbehorende veranderingen een continu proces is, bewijst het nog meer het belang van betrokken eindgebruikers en voldoende draagvlak binnen de organisatie.

Benieuwd naar meer ervaringen vanuit de praktijk? Vincent gaat graag met je in gesprek.