Schoonmaken met een shot technologie in de koffie-industrie

Uitdaging: creëer een efficiënter proces dat inzicht in de status biedt en de foutgevoeligheid vermindert

In 2021 begon de samenwerking tussen CSU en hun klant. CSU nam het schoonmaken, bijvullen en oplossen van eerstelijns storingen van zo’n 10.000 koffiemachines op 2.300 locaties uit handen  “Vanuit klantzijde werden er duidelijke wensen en verwachtingen uitgesproken”, vertelt Ben Helleman, IT-manager bij CSU. “Om daaraan te kunnen voldoen, schakelden we de expertise van Conclusion Accelerate! in. Ze begeleidden ons ook in de aanschaf van MuleSoft, het integratieplatform dat wij gebruiken.”

“We wisten dat er op korte termijn een integratie tussen koffiemachines, logistiek en planning moest komen, maar als tussentijdse oplossing werden er Excel-bestanden over en weer gestuurd tussen CSU en onze klant”, blikt Ben terug op het begin van de samenwerking. “Prima om het proces op gang te brengen en om inzage te krijgen in de data die er nodig is om het proces van onze klant uit te kunnen voeren. Maar natuurlijk was deze workflow niet bepaald efficiënt op de lange termijn, zorgde het voor een gebrek aan inzicht in de status voor de operatie en was het bovendien foutgevoelig.”

“Omdat op te lossen hebben we voor de schoonmakers een mobiele app ontwikkeld waar de taken via MuleSoft in komen te staan”, vertelt Anita van Wijchen, ICT Projectmanager bij CSU. Vanuit haar rol was Anita verantwoordelijk voor het integratievraagstuk en pakte ze dat op samen met Wijnand Gritter, integratiespecialist bij Conclusion Accelerate!. Anita: “Als de schoonmaker de taken afvinkt, leidt dat automatisch tot een statusupdate en vervolgens tot facturatie. Die app is rondom het moment van integratie gebouwd.”

Oplossing: een schaalbare integratie bouwen vanuit een helder businessproces

 Voor Ben voelde het als een logische keuze om Conclusion Accelerate! aan te haken voor de integratie: “Toen dit project begon, waren we zelf net een jaar op weg met MuleSoft. Als je dan een opdracht van dusdanige omvang krijgt, is het verstandig om mensen met kennis en capaciteit te benaderen.”

Waar begon Wijnand? “Allereerst creëerde ik helderheid: hoe verloopt nou dit businessproces, nog even los van de techniek?”, neemt de integratiespecialist ons mee in stap één van zijn aanpak. “Daarna konden we gaan nadenken over de technische vormgeving. Welke componenten zijn er nodig? En hoe kunnen we de integratie zo bouwen dat fase 1 - het schoonmaken en bijvullen van de koffiemachines - naadloos aansluit op fase 2: het verhelpen van eerstelijns storingen. De integratie tussen apparaat, logistiek en planning is zo gebouwd dat toekomstige klanten van CSU gebruik kunnen maken van hetzelfde businessproces.”

 “Anita was mijn sparringpartner in het proces”, zegt Wijnand over de samenwerking. “Zij kon vanuit CSU alle requirements ophalen, dat werkte heel prettig.” Aan de andere kant werkte de integratiespecialist intensief samen met de app-ontwikkelaars. “Daar kon ik een adviserende rol innemen. Hoe moet die interface eruit zien? Wat is een praktische aanpak? Het werkte prettig dat ik de techniek kon verzorgen, maar daarnaast ook advies kon geven over oplossingsrichtingen. Er werd door de mensen bij CSU altijd serieus naar me geluisterd, dat vond ik heel fijn.” Ben, met een knipoog: “We luisteren nog steeds serieus naar Wijnand, hoor.”

ICT Projectmanager Anita stipt een bijzonder moment in het project aan: “De klant zat zeker in het begin strak in de wedstrijd en gaf duidelijk richting. Soms leidde dat tot discussie, omdat ook wij onze voorkeursaanpak uitspraken. Op een gegeven moment kreeg ik vanuit de klant teruggekoppeld: "Hé, dat idee van Wijnand was eigenlijk best goed, zo hadden we het meteen al aan moeten pakken.” Wijnand: “Zo’n compliment geeft een kick!”

Na oplevering van de integratie en de mobiele applicatie scant de schoonmaker een NFC-tag op de locatie en de koffiemachine en krijgt hij vervolgens de taken te zien. Vervolgens kan hij deze eenvoudig aanvinken of een reden aangeven waarom de taak niet uitgevoerd is.

Resultaat: een slimmer en sneller businessproces dat fte bespaart

“Vanochtend heb ik de cijfers bekeken en zag ik dat er het afgelopen jaar 450.000 schoonmaakverzoeken zijn afgehandeld en vervolgens keurig zijn gefactureerd aan onze klant”, vertelt Anita met gepaste trots. Om daar met enig gevoel voor understatement aan toe te voegen: “Als je die verzoeken handmatig had moeten verwerken in Excel, was dat een stevig klusje geweest. Naar schatting besparen we door het werk van Conclusion Accelerate! en de app-ontwikkelaar zo’n 10 fte bij CSU.” Wijnand vult aan: “Die gerealiseerde efficiëntie zorgt als bijkomend voordeel voor minder CO2-uitstoot, omdat er minder mensen vanuit CSU onderweg zijn. Een mooi voorbeeld van hoe integratie duurzaamheid kan bevorderen.”

 Wijnand stipt nog een resultaat aan: “Naast de technische implementatie hebben we ook dashboarding en monitoring opgeleverd, zodat Anita zelf kan zien wat er goed, maar ook wat er onverhoopt fout gaat.” Anita daarover: “Zo is de dienstverlening richting onze klant volledig transparant en 24/7 inzichtelijk.” Ben voegt daaraan toe: “Inmiddels hebben er andere klanten bij ons aangeklopt die ook gebruik willen maken van dit slimme businessproces, dat zich in de praktijk bewezen heeft.”

De samenwerking tussen CSU en Conclusion Accelerate! ervaart Anita als heel prettig: “We werken écht samen, met hetzelfde doel voor ogen. Dat leidde tot dit mooie resultaat, waar we echt trots op mogen zijn.” De samenwerking loopt dan ook door. Wijnand: “In het begin hebben we alle API’s zo veel mogelijk gestandaardiseerd en ook de developers van CSU daarin meegenomen, zodat zij relatief makkelijk nieuwe zaken kunnen ontwikkelen. Daarnaast fungeren we nu als vraagbaak op het niveau van de complexe techniek en architectuur.” IT-manager Ben: “Een écht partnership!”

Over CSU

CSU is een vooraanstaand schoonmaakbedrijf dat al meer dan vijftig jaar actief is in de schoonmaakbranche. CSU richt zich zowel op de zakelijke als de publieke sector en biedt een breed scala aan schoonmaakoplossingen die voldoen aan de specifieke behoeften van verschillende industrieën en organisaties. Met een focus op kwaliteit, duurzaamheid en innovatie streeft CSU ernaar om een schone, veilige en gezonde omgeving te creëren voor hun klanten, medewerkers en de samenleving als geheel.