Mijn 'Corporate Brain'

In dit nieuwe blogreeks schrijven wisselende collega’s uit het Conclusion ecosysteem over opvallende aspecten binnen hun werk. Als eerste Michiel Croon, consultant bij Conclusion FIT.  Zijn topic: de werkplek, tijdens en ná de digitale middeleeuwen.

Mijn ‘Corporate Brain’

De afgelopen jaren is het belang van de werkplek gegroeid. Van losse applicaties vroeger tot apps die waarde toevoegen aan mijn werk. Ik geloof in de match tussen de behoefte aan een werkplek en de (on)mogelijkheden die technologie daarbij biedt. Dat begint met ambitie. Voert u daarover in uw organisatie al het gesprek?

De digitale middeleeuwen

Toen ik zo’n vijfentwintig jaar geleden serieus gebruik begon te maken van een computer schreef ik mijn teksten met Word Perfect. Berekeningen maakte ik met Quattro Pro (ik was allergisch voor Lotus123) en ik maakte presentaties met behulp van Harvard Graphics. Ik weet nog dat ik voor mijn scriptie eindeloos kaarten tekende met een programma waarvan ik de naam helaas vergeten ben. Alle shift-codes van mijn tekstverwerker kende ik uit mijn hoofd. Samenwerken deed je nog volstrekt analoog: je sprak af en kwam bij elkaar.

En nu: een corporate brain

Nu bereik je met Skype iemand aan de andere kant van de wereld. Ik werk in wisselende teams op hetzelfde moment aan één document - samen met klanten, collega’s en leveranciers. Ik vind online elke tool die ik nodig heb en ik heb een office suite waarbij ik documenten, afbeeldingen en berekeningen op de meest eenvoudige wijze integreer. Mijn werkgever voorziet me van een app waarmee ik mijn kennis over ons portfolio op een competitieve manier kan vergelijken met wat mijn collega’s weten. Als ik een collega zoek met kennis over een bepaald onderwerp, gebruik ik een interne zoekmachine waarvoor niemand de moeite hoeft te nemen om actief een profiel bij te houden: een algoritme dat onze SharePoint omgeving afzoekt doet het werk. En goed! Kortom: mijn werkplek is meer dan het bewerken van teksten, nummers en plaatjes. De werkplek is een verlengstuk van mijn brein geworden. Opgeteld voor mijzelf en al mijn collega’s noem ik het mijn ‘corporate brain’.

Technologie creëert mogelijkheden

Die stap van de digitale middeleeuwen naar het digitale walhalla van vandaag is niet in één keer gezet. De afzonderlijke applicaties leerden elkaar steeds beter begrijpen en met elkaar communiceren. Digitaal samenwerken begon binnen organisaties. De volgende stap was het beschikbaar stellen van een account aan een medewerker van een externe partij die via internet kan inloggen. Inmiddels nodig je met één druk op de knop mensen van buiten je organisatie uit om documenten te delen. Vaak blijkt technologie een mogelijkheid te creëren waar op maandag nog niemand van had gehoord, en die op dinsdag als vanzelfsprekend wordt beschouwd. Wie had Facebook nodig toen het er nog niet was?

Behoefte en aanbod maken samen ambitie mogelijk

Technologische mogelijkheden en de behoefte aan nieuwe functionaliteit draaien vaak om elkaar heen - tótdat ze het geluk hebben om elkaar op het ‘juiste’ moment tegen te komen. Het feit dat enkele voorbeelden zoals Uber en Airbnb zo vaak worden genoemd, geeft wel aan dat deze succesmomenten dun gezaaid zijn. Bij deze organisaties is de behoefte aan, en invulling van ICT nauw op elkaar afgestemd. In heel veel organisaties is dat echter niet het geval. Het startpunt is dan het bepalen van de ambitie. Welke doelen heb je als organisatie, welke vraag aan ICT komt daaruit voort en hoe kan ICT daarop antwoorden? Die stukjes van de puzzel worden niet altijd op elkaar afgestemd.

En welke ambitie hebt u?

Misschien helpt onderstaand schema daarbij in relatie tot de werkplek van een medewerker. Ik gebruik dit regelmatig in gesprekken met klanten. Het combineert de ambitie (‘wat wil ik met mijn werkplek bereiken’) met de vraag vanuit de organisatie (‘wat voor werkplek wil ik daarvoor dan hebben’) met de mogelijkheden die ICT biedt om die puzzelstukken allemaal bij elkaar te brengen. Zijn er in Nederland nog organisaties met een fragmentarische werkplek? Ik denk het niet. Toch zet ik deze situatie in dit schema omdat het oké is om af en toe stil te staan bij waar we vandaan komen. Niet om ernaar terug te verlangen. Maar gewoon: omdat het onze ambitie en verlangen naar ‘beter’ kan voeden. Aan de andere kant kan ik me voorstellen hoe prettig een Corporate brain als werkplek aanvoelt voor veel mensen die dit schema zien. Maar die verbetering is niet altijd meteen te realiseren. Kan je infrastructuur dit wel aan? Kunnen je mensen ermee overweg? Vaak vraagt dit om een aantal tussenstappen en ICT-interne acties om de oudere infrastructuur te vernieuwen.

Wilt u de discussie voeren over uw ambitie en de (on)mogelijkheden buiten en binnen uw organisatie? Neem dan contact met mij op voor een kop koffie. Michiel Croon, 06 29 52 74 49.