Bij de klant in coronatijd I KWD Resultaatmanagement

Bart Molendijk is werkzaam bij een van de labels van het Conclusion ecosysteem: KWD Resultaatmanagement. Als programmamanager zorgt Bart er bijvoorbeeld voor dat de ICT-omgeving wordt ontvlochten. Dit betreft zaken als hardware, software en werkplekken. Het wordt intern ook wel een carve-out genoemd. Met deze carve-out kan een klant ook in de toekomst gebruik maken van optimale IT-middelen.

Op dit moment stuurt Bart bij een van zijn klanten een team aan met architecten, teamleads, projectmanagers, scrummasters en de nodige specialisten.

Hoe ervaar je het werken vanuit huis?

Ik ervaar op dit moment een continue overlegstroom en dat alles vanuit huis. Ik heb ongeveer zes tot acht Skype overleggen op een dag, aangevuld met een oneindig aantal telefoontjes om alles georganiseerd en geregeld te krijgen.

Het grote verschil hierbij is toch wel dat het informele circuit volledig is weggevallen, dat bestaat gewoon niet meer. Even vlug bij iemand langslopen en iets regelen, lukt nu niet. Nu ik volledig vanuit huis werk, realiseer ik mij hoeveel ik normaal gesproken in de wandelgangen opvang.

Merk je dat je het werk anders moet organiseren?   

In het ‘veragilen’ van organisaties loopt er een discussie over de toegevoegde waarde van de project- en programmamanager. Ik zie nu nog meer de toegevoegde waarde van mijn rol. Teams zijn veelal op zichzelf gericht en niet op de organisatie als geheel. Er is, zeker nu, een verbinder nodig. Iemand die overzicht houdt en mensen samen brengt. Elkaar informeren en contact houden is geen vanzelfsprekendheid voor iedereen. Iemand moet ervoor zorgen dat men blijft samenwerken.

De wereld is nu wel heel klein geworden: je komt niet meer per ongeluk iemand tegen. Je hebt geen ‘oh ja’ momentjes meer als je iemand ziet lopen. Als je ergens niet heel bewust mee bezig bent, gebeurt het niet. Actielijsten zijn daarom een stuk langer, als programmamanager moet je echt overal over nadenken, er komen geen spontane gedachten meer naar boven, omdat je toevallig iemand tegenkomt. En dat geldt ook voor de projectmedewerkers, waarbij je als manager de katalysator bent en de ideeën naar boven haalt en laat delen in jouw team.

En de aansturing van je team, hoe ga je daar mee om?

Het kost heel veel meer energie om het overzicht te behouden. Lang niet iedereen vertelt uit zichzelf hoe het gaat. Ik bel meerdere keren per week mijn teamleden om te vragen hoe de vlag erbij hangt. En dan nog is het maar de vraag of ik alles meekrijg: iemand in de ogen kijken en zien en voelen hoe iemand in zijn vel zit, lukt alleen maar als je bij elkaar bent.

Blijft thuiswerken een onderdeel van ‘het nieuwe normaal’ denk je? 

Veel digitale middelen die nu gebruikt worden, waren al beschikbaar. Ze waren echter zeker nog niet algemeen geaccepteerd, laat staan dat ze effectief gebruikt werden. In een paar weken tijd is dit volledig anders. Iedereen weet ineens bijvoorbeeld hoe Skype werkt en gebruikt het volop.

Ik verwacht wel dat thuiswerken na de Corona-crisis veel structureler zal worden. De uitdaging zal dan zijn om een vaste agenda in te voeren waarbij iedereen toch regelmatig bij elkaar blijft komen. Want dat is en blijft nodig: een échte stand-up, met elkaar voor het kanban board staan en elkaar in de ogen kijken. De ‘echte’ contacten, die we nu missen en waar geen digitaal hulpmiddel tegenop kan. 

Beweeg je voldoende?

Voor de geestelijke en lichamelijke conditie is het ontzettend belangrijk om te bewegen. Bij veel thuiswerken vergeet je dat misschien. Mijn tip is om bewust bezig te zijn met bewegen, omdat je veel meer stil zit. Maak een schema voor de hele week. Zo wandel ik bijvoorbeeld na de lunch een kwartier en ook in de avond een stukje.

Voor mijzelf verandert er verder weinig. Ik ben een fanatiek hardloper en loop om de dag. Na de teleurstelling van het annuleren van de marathon van Rotterdam, train ik nu voor de marathon van Porto in november.

Wat inspireert je?

‘Humor is belangrijk’. In deze rare tijden haalt het de scherpe randjes eraf. Hou de humor simpel, geen moeilijke woordgrapjes. Doe iets leuks met voorwerpen.

Ik merk dat snel voorbij wordt gegaan aan persoonlijke aandacht nu het contact onpersoonlijker is. Hier ga ik nu veel bewuster mee om door ieder telefoontje te beginnen met social talk. Mijn tip is om dit bewust te doen, zeker als dit niet je sterkste eigenschap is. Het is belangrijk dat jouw interesse oprecht is en je ook iets over jezelf vertelt. Er is niets mis met je kwetsbaar opstellen, al voelt dat soms wat vreemd. Daarmee creëer je, ook op langere termijn, een band die van belang is om samen succesvol te zijn en blijven.