Hoe houd je de kosten van de operatie onder controle?

Er zijn verschillende oplossingen voor de IT-problemen die spelen binnen je organisatie. Die oplossingen hebben allemaal consequenties op tijd en geld. Binnen de DevOps teams weten je medewerkers het best welke technieken zij wanneer moeten gebruiken en hoe ze deze in moeten zetten. Zij hebben dus de beste kennispositie en je wilt hun daarom meer autonomie geven.

Keuzes in die techniek en de teams kunnen potentieel ervoor zorgen dat een hele business case verdwijnt. Je moet daarom wel bepaalde kaders stellen en inzicht geven zodat je teams weten wat ze wanneer kunnen en mogen beslissen en hoe ze daarin budget kunnen meenemen. Stel daarom organisatie breed vast wat de regels zijn. Daarbij kun je bijvoorbeeld je teams het budget, kosten en opbrengsten, standaard mee laten nemen als onderdeel in de PI planning. Daarin helpt elk stuk van het kwantificeerbaar maken al om het goede gesprek te hebben. Eigenaarschap maakt dat het gemakkelijker is om meer vrijheid te geven, omdat iedereen weet wat wel en niet mag.

Helaas vertaalt de technische kennis die je medewerkers hebben niet altijd naar het financiële deel van het verhaal. Maak je teams daarom bewust van de financiële gevolgen die zijn verbonden aan de technische keuzes die zij maken. Dat doe je door ze hierin inzicht te geven. Hierdoor kunnen teams steeds zelfstandiger afwegingen maken die passen bij de business case van het werk.

Je kan dit inzicht creëren met beschikbare tooling binnen bijvoorbeeld AWS en Azure. Door je omgeving goed in te delen en door bijvoorbeeld gebruik te maken van het hub/spoke model, kun je per team / applicatie / compoment precies de kosten laten zien. Je krijgt hierin ook overzicht in hoeveel een applicatie kost qua compute en rekenkracht of juist hoeveel een specifieke database, services of netwerkonderdeel kost.  

Met alleen inzicht geven ben je er nog niet. Waarschijnlijk interesseert het je medewerkers in eerste instantie niet zoveel welke waarde een bepaalde klant je organisatie oplevert. Dat maakt het ook lastig om in te schatten welke waarde het werk en de keuzes die zij maken oplevert. Heb het met je teams over de waarde die zij leveren. Maak je medewerkers bewust van wat zij bijdragen aan het grotere geheel, vanuit hun werkplek, met hun team en waarom juist dat stuk zo belangrijk is. Op die manier creëer je intrinsieke motivatie om ook bezig te zijn met de financiële gevolgen en opbrengsten van hun werk.

Daarin moet het voor de teams kwantificeerbaar zijn wat de impact is van hun werk op het geheel. Neem de teams mee in de huidige situatie en de uitdagingen die er zijn. En dus waar zij het meeste waarde kunnen toevoegen binnen de organisatie. Wat dat is verschilt enorm per organisatie en moment. Misschien wil je dit jaar meer winst maken of juist meer collega’s werven zodat je organisatie groeit. Er zijn verschillende stakeholders die daar een rol in hebben. Bijvoorbeeld de board, de klant en een team zelf. Zorg dat zij allemaal

Binnen je DevOps teams wil je uniformiteit. Door het stellen van kaders, inzicht geven in budgetten en waardecreatie, kun je de verantwoording voor de financiële impact steeds lager in je organisatie leggen. Dat maakt je als organisatie steeds meer wendbaar en weerbaar in een continu veranderende wereld.