Groeimodel Digital HR: in 5 fases excellent gedigitaliseerd

Technologische ontwikkelingen gaan in rap tempo door. Met als mogelijk gevolg dat je HR-dienstverlening steeds minder goed aansluit op de business en achterop kan raken bij de verwachtingen van medewerkers. Dit voorkom je met een gedigitaliseerd HR-landschap dat is afgestemd op de IT-inrichting van jouw organisatie en de technologische ontwikkelingen in de markt. Dit digitale landschap draagt bij aan het werven, ontwikkelen en behouden van medewerkers en is een van de belangrijkste fundamenten voor een prettige employee journey.

Groei en versnelling in Digital HR noodzakelijker dan ooit

De digitale employee experience is allang geen nice-to-have meer binnen HR, maar het uitgangspunt. Organisaties bewegen zich steeds meer in de richting van HR-processen die ‘any time, any place’ beschikbaar zijn voor medewerkers. In een situatie waarin remote werken opeens de norm wordt, vormt het ontbreken van een uitgewerkte Digital HR-strategie een groot concurrentienadeel op belangrijke HR-thema’s zoals instroom, the war for talent, employee engagement en people development. Groei en versnelling in Digital HR zijn noodzakelijker dan ooit als het gaat om het creëren van een passende digitale medewerkersbeleving.

Van niet-digitaal tot excellent gedigitaliseerd

Hoewel veel organisaties hun best doen om een effectieve Digital HR-strategie in te vullen, verloopt de groei hierin voor een deel ook organisch. Elke organisatie kent zijn eigen groeicurve in de digitalisering van de HR-dienstverlening en beweegt zich ergens op de lijn van niet-digitaal tot excellent gedigitaliseerd. Toch merken wij dat organisaties, juist in deze tijd, de behoefte hebben aan een voorbeeld dat ze houvast geeft in de ontwikkeling van Digital HR. Wat moet ons streefniveau zijn? Waar staan we en hoe komen we naar ons gewenste niveau? Vragen die voor steeds meer HR-managers relevant worden. Het Groeimodel Digital HR, ontwikkeld op basis van onze jarenlange advieservaring bij organisaties, helpt bij het vinden van de antwoorden.

Groeimodel Digital HR geeft jouw positie weer

Het Groeimodel Digital HR geeft op eenvoudige wijze weer welke ontwikkeling een organisatie doormaakt bij het streven naar een excellent gedigitaliseerd HR-landschap. Het model bevat vijf fases waarin organisaties zich kunnen bevinden. Elke fase omvat de dimensies die van belang zijn bij de ontwikkeling van een digitaal HR-landschap. Het versterken van deze dimensies betekent een doorgroei naar de volgende fase van het model. Hoe hoger jouw organisatie zich in de groeicurve bevindt, hoe meer inspanning er moet worden geleverd om de volgende fase te bereiken.

Inzicht in de positie van jouw organisatie

Door je eigen organisatie te plotten op een van de fases, ontstaat bewustwording van de positie op de groeicurve. Met dit inzicht is het vervolgens makkelijker om de juiste streef-fase te bepalen. Wanneer de huidige fase en de streef-fase zijn bepaald, wordt duidelijk wat je uitdagingen zijn en hoeveel werk er voor HR en de organisatie nog te verzetten is.

Om organisaties te plotten op de curve van het groeimodel is de Digital HR-scan ontwikkeld. Deze scan omvat een evaluatie van de onderstaande dimensies door middel van interviews op verschillende organisatieniveaus. De Digital HR-scan resulteert in een beoordeling van jouw organisatie op de digitalisering van jouw HR-omgeving en identificeert sterke punten en kritieke verbeterpunten. Met deze inzichten kan samen een roadmap worden ontwikkeld om jouw organisatie te begeleiden naar een excellent gedigitaliseerd HR-landschap.

De vijf fases van het groeimodel zijn gedefinieerd aan de hand van de volgende dimensies:

1. IT-strategie HR

Deze dimensie richt zich op de strategische inzet van IT binnen de HR-afdeling. Het omvat de ontwikkeling van een duidelijke IT-strategie en visie die naadloos aansluit bij de HR-doelstellingen van de organisatie. Een sterke IT-strategie in HR kan de basis vormen voor een efficiënte digitalisering, waarbij technologie wordt ingezet om HR-processen te verbeteren en ondersteunen.

2. Eigenaarschap Digital HR

Deze dimensie heeft betrekking op het definiëren van verantwoordelijkheden en leiderschap met betrekking tot de digitalisering van HR-processen. Het gaat om het toewijzen van duidelijke eigenaren binnen de organisatie die verantwoordelijk zijn voor het sturen en coördineren van digitaliseringsinspanningen. Het juiste eigenaarschap is essentieel om ervoor te zorgen dat digitalisering effectief wordt aangepakt.

3. HR-processen

In hoeverre worden de HR-processen ondersteund door digitale oplossingen en wordt er gebruik gemaakt van data voor het herzien, optimaliseren en digitaliseren van de bestaande processen. Door de HR-processen kritisch onder de loep te nemen wordt duidelijk waar digitalisering kan leiden tot efficiëntieslagen en een betere gebruikservaring voor zowel medewerkers als de HR-professionals.

4. Automatisering HR-Processen

Deze dimensie concentreert zich op de integratie van HR-applicaties om processen te stroomlijnen. Door routinetaken te automatiseren kunnen HR-medewerkers meer tijd besteden aan strategische en waarde-toevoegende taken.

5. Employee journey

De employee journey omvat de volledige ervaring van een medewerker binnen de organisatie, van werving tot einde dienstverband. In de context van digitalisering betekent dit het creëren van naadloze digitale interacties gedurende de gehele levenscyclus van een medewerker. Dit verbetert niet alleen de tevredenheid van medewerkers, maar kan ook de retentie en productiviteit verhogen.

Klik op de afbeelding om deze te vergroten. 

Het Groeimodel Digital HR in de praktijk

Laten we een voorbeeld nemen: een middelgroot bedrijf in de zakelijke dienstverlening beschikt over een IT-landschap dat door de jaren heen naar behoefte is gegroeid. Er zijn plannen om het landschap de komende tijd te vernieuwen. Het doel daarbij is om alle HR-processen end-to-end te ondersteunen. De HR-manager is hiervoor verantwoordelijk gemaakt. Er is nog weinig beeld bij de beleving en de beweegredenen van de medewerkers. Uitgaande van deze situatie is het logisch om dit bedrijf te plotten in fase 2. Echter, we zien voor een deel ook de kenmerken van fase 3.

Hoewel we een strategie zien ontstaan en daaraan gekoppeld een benadering van de HR-processen, ontbreekt de juiste aandacht voor de employee journey. Door deze dimensie eerst nader uit te werken en de resultaten mee te nemen in de (strategische) keuzes, is fase 3 binnen handbereik. Indien de overall bedrijfsontwikkeling dit mogelijk maakt, is doorgroei naar fase 4 op termijn realiseerbaar. De vernieuwing van het IT-landschap en de goed georganiseerde HR-processen in fase 3 bieden hier de basis voor.

Het is onjuist en niet realistisch om voor elke organisatie fase 5 als streefniveau neer te zetten. Het streefniveau is voor elke organisatie anders. Dit is onder meer afhankelijk van het volwassenheidsniveau van de organisatie, de behoefte van de medewerkers, de (markt)omgeving, de concurrentiepositie en de technologische en financiële mogelijkheden. Het is vooral van belang dat de uitdaging en de gestelde doelen enthousiasmerend werken.