Conclusion Experience geeft studenten van de Universiteit Leiden regie

De oudste universiteit van Nederland

De oudste universiteit van Nederland, Universiteit Leiden, telt vandaag de dag 33.701 studenten. De universiteit staat voor kwalitatief onderwijs en is nauw betrokken bij wetenschappelijke onderzoeken. Een vooruitstrevende universiteit. Om bij de tijd te blijven, had Universiteit Leiden behoefte aan één overzichtelijk portaal voor al haar studenten, en tevens medewerkers. 

Een complexe opdracht

Op basis van de aangeboden oplossingsrichting en werkwijze (kwaliteit) is Conclusion Experience geselecteerd tot winnaar van deze Europese aanbesteding. Aan Conclusion Experience dus de uitdaging om een tal van systemen, plug-ins en tools te integreren om een nieuw portaal te realiseren. De complexiteit van de opdracht zat hem in het ontsluiten van de juiste gegevens, goede en gebruiksvriendelijke presentatie van de informatie en zorgvuldige communicatie tussen de systemen. Daarbij moest er ook rekening gehouden worden met de privacygevoelige data van de studenten en de specifieke wensen van de verschillende faculteiten.
 

Een complete oplossing met één portaal

De oplossingsrichting omvat één portaal waar studenten alle regie hebben over hun studie: MyStudyMap. Hierin kunnen studenten een planning maken voordat ze zich daadwerkelijk inschrijven en er is één beheerportaal voor de medewerkers van de universiteit.

Het nieuwe portaal van Universiteit Leiden werd op advies van Conclusion Experience ontwikkeld in AWS. AWS sluit het beste aan op het vraagstuk van de universiteit, met name de serverless realisatie en Identity and Access Management oplossingsmogelijkheden. Daarnaast wordt AWS als een belangrijk strategisch platform gezien om invulling te geven aan verschillende uitdagingen.  

Voor de realisatie van het portaal zijn verschillende AWS-diensten gebruikt:
AWS App API en AWS Lambda zijn ingezet om de benodigde services te implementeren. AWS AppSync en GraphQL dienden als integratielaag voor de frontend. Om beveiligde toegang tot de services te waarborgen, is AWS Cognito gebruikt en AWS Cloudwatch voor de monitoring. Overige andere ingezette diensten zijn: ECS Fargate, AWS SES en AWS MySQL RDS.

Het resultaat biedt veel voordelen voor studenten

Het nieuwe portaal geeft voornamelijk veel winst voor de studenten. Er is nu één overzichtelijk portaal waar studenten al hun studiezaken kunnen regelen. Het portaal begint met een centraal berichtencentrum waarin studenten attent worden gemaakt op belangrijke taken. Informatie vanuit verschillende systemen wordt overzichtelijk gepresenteerd in dit berichtencentrum. Met behulp van MyStudymap ervaren studenten minder stress. Ze kunnen vakken, werkgroepen en tentamens plannen, waardoor ze automatisch worden ingeschreven zodra de inschrijvingen openen.

Daarnaast biedt het nieuwe portaal ook voordelen voor de faculteiten. Voorheen moesten medewerkers via verschillende systemen communiceren, wat voor de nodige problemen zorgde. Het beheerportaal zorgt ervoor dat medewerkers kunnen communiceren via één systeem.

"Het nieuwe portaal van de Universiteit Leiden was een flinke uitdaging door de technische complexiteit en het aantal betrokken stakeholders met verschillende wensen en belangen. Al deze wensen hebben we goed samen weten te brengen, wat heeft geresulteerd in een overzichtelijk portaal voor zowel student als medewerker."

Arjan Wessels,  commercieel directeur theFactor.e (part of Conclusion Experience)