Meer capaciteit door RPA Robotic Process Automation

Automation is bij veel bedrijven een weg naar versnelling, de tijd waarmee (nieuwe) producten naar de markt kunnen worden gebracht, maar ook zeker het vraagstuk capaciteit wordt meer en meer belangrijker. Het mooie van extra capaciteit is het creëren van extra aanbod, beter inspelen op de vraag van de markt en dus meer mogelijkheden, zoals optimalisatie van rendement en extra omzet. Een effect wat zeker niet minder belangrijk is, is de manier waarop we werken.

Erick Schabracq Industrialisation & Automation Lead bij Conclusion staat in zijn blog de komende periode stil bij het onderwerp Automation en de impact hiervan. In deze editie is het onderwerp voornamelijk gespitst op alle activiteiten die we doen door gebruik van toetsenbord en muis.

Activiteiten die we op onze werkplek doen, kunnen namelijk ook worden geautomatiseerd. Is alles dan te automatiseren? Nee dat gaat veel te ver, maar taken verlichten of zelfs activiteiten niet meer hoeven te doen is zeer welkom. Met als resultaat: het werk wordt leuker en bedrijven profiteren van de extra capaciteit die ontstaat. 

Werk met veelal een repeterend karakter, vaak gezien als eentonig, is een makkelijke prooi voor RPA. Maar RPA is eigenlijk niet nieuw, want als Erick naar zijn eigen werk kijkt, wat begon in 1987, was hij toen ook al bezig om eenvoudige handelingen te automatiseren. Het begon vaak met het maken van taken in Excel en Word: de ons zo bekende Office programma’s.

Een standaard template (standaard formulieren) in Word voorkwam dat we meerdere keren eenzelfde brief maakten. Maar ook Excel had veel van dit soort technieken. Door de copy/ paste (kopiëren en plaatsen) functie in een Macro op te nemen, hielp dit bij het maken van tabellen en waarden overzetten van de ene naar de andere formule. Huidige Tool leveranciers gebruiken deze technieken. Ondergebracht in mooie ontwikkelstudio’s zodat met een simpele klik met de muis of het toetsenbord, taken worden aangemaakt. Om vervolgens te starten en stoppen of zelfs door een monitor bewaakt en gestuurd met een bepaalde kalender of klok.

De afgelopen weken heeft Erick samen met collega experts een aantal inspiratiesessies gefaciliteerd rondom het thema RPA – Robotic Process Automation. Medewerkers van bedrijven vanuit diverse disciplines als HR, Finance, Quality Control verantwoordelijk voor bepaalde werkprocessen, maakten een op interactieve manier duidelijk welke processen in hun ogen kunnen worden geautomatiseerd.

Welk werk zou je willen overdragen aan een junior collega die je inwerkt en bekend maakt met het werk wat jij en hij/ zij gaat doen?

Bij deze oefening werden geen voorwaarden of grenzen aangegeven en ook niet ingezoomd op bepaalde processen. Wel werd uitleg gegeven over wat een robot doet.

De uitkomst is veelzeggend. De niet leuke taken - met herhalend karakter van meerdere keren per week of dag – werden direct doorverwezen naar de junior collega. Deze medewerkers ervaarden dit als onprettig en gingen op zoek naar leuker werk al dan niet bij andere bedrijven. Dit is natuurlijk ook niet de bedoeling. Deze consequenties werden besproken. Een volgende oefening had als doel om processen te herkennen die uitvoerbaar zijn door een robot.

Als hulp ontvingen de deelnemers antwoorden die Erick en collega’s in de afgelopen periode verkregen uit eerder onderzoek en best practices. Hiermee werden deelnemers gevraagd om vragen te formuleren bij de uitgereikte antwoorden. Het resultaat van deze oefening laat zich raden;

Zij leerden zichzelf de vraag te stellen; wat is binnen mijn werk herhalend, niet leuk en zou ik graag willen afstoten

Na gezamenlijke evaluatie van deze oefening werd duidelijk dat in bepaalde omgevingen van het bedrijf, een concreet overzicht ontstond van activiteiten die konden worden uitgevoerd door een soft-bot.

Dan is het tijd om te werken aan een business case. Erick nodigt jou uit om samen met de proces eigenaar door de gehele keten van werkzaamheden binnen de afdeling te gaan om zo een overzicht van acties vast te leggen die een soft-bot kan afhandelen. Ook leggen we de doorlooptijd, de inspanning tijd en het beoogde resultaat vast. De value-in-use laat zien hoe de investering wordt terugverdiend. Voor een volledige Business Case zijn aspecten noodzakelijk als uurtarief, Infrastructuur, de bouw van de robot en de mogelijke besparing van de medewerker ofwel tijd die gemoeid is met de taak die geautomatiseerd wordt.

Bij een positieve business case kan de robot worden gerealiseerd en kijkt de medewerker op korte termijn uit naar leuker en interessanter werk. Hiermee zorgt het bedrijf onder aan de streep voor extra capaciteit en een efficiency slag. Wat misschien wel belangrijker is in deze tijd, is dat de medewerker tevredenheid toeneemt en daarmee behoud van waardevolle teamleden. Het verloop daalt, en de kennis blijft daardoor behouden voor het bedrijf.

Erick staat in een volgende blog stil bij de verschillende gebieden die te automatiseren zijn, maar ook welke producten er ontstaan en aandachtspunten alvorens je een soft-bot gaat bouwen.

Conclusion Smart Automation is het label waaronder Conclusion haar activiteiten plaatst die onze klanten helpen om activiteiten die kunnen worden geautomatiseerd te ontwikkelen, bouwen en te onderhouden. Automation is natuurlijk een veelomvattend gebied. Het automatiseren van allerlei activiteiten: veelal om intensieve en/of repeterende werkzaamheden te vereenvoudigen dan wel in z’n geheel te laten verrichten door robots.

Deze whitepaper geeft een beknopte beschrijving van het gebied waarbij u en uw medewerkers inzicht krijgen in de meest voor de hand liggende uitdagingen, namelijk het op de juiste manier inzetten van de beschikbare vaardigheden en kennis.