Change Readiness Scan van Conclusion Consulting maakt veranderbereidheid NS bij SAP-migratie meetbaar

De uitdaging: migratie die raakt aan processen, systemen én mensen

De Nederlandse Spoorwegen (NS) stond voor een complexe uitdaging: de migratie naar een nieuwe versie van hun softwarepakket SAP, in het kader van de vervanging van de OV-chipkaart. De systeemverandering had grote impact op interne processen en raakte een breed palet aan medewerkers. Voor NS was het cruciaal dat deze transitie niet alleen technisch, maar vooral ook mensgericht werd begeleid. Maar hoe zorg je er op zo’n moment voor dat medewerkers niet alleen de verandering ondergaan, maar deze actief omarmen? En hoe weet je of de organisatie klaar is voor zo’n ingrijpende stap?

De oplossing: inzicht en sturing via de Change Readiness Scan

Conclusion Consulting werd ingeschakeld om het verandertraject te ondersteunen. Centraal in de aanpak stond onze in-house ontwikkelde Change Readiness Scan (CRS), een beproefde methode die snel en concreet inzicht geeft in de veranderbereidheid van een organisatie.

In de eerste weken van het traject werd een nulmeting uitgevoerd, gebaseerd op interviews met de leidende coalitie en een brede survey onder eindgebruikers. Deze meting gaf op team -en afdelingsniveau inzicht in de houding ten opzichte van:

• de bewustwording van de impact op lopende processen en werkzaamheden;
• het activeren van de verschillende doelgroepen voor adoptie;
• het willen leren en ontwikkelen binnen de organisatie;
• het borgen en verbeteren van bedrijfs- en projectdoelstellingen.

De resultaten werden gepresenteerd in een overzichtelijk, to the point dashboard. Wat bleek: de doelstellingen van de migratie waren meestal duidelijk, maar de haalbaarheid werd soms betwijfeld. Er was behoefte aan meer duidelijkheid over toekomstige rollen, verantwoordelijkheden en de aansturing van strategische initiatieven. Tijdens verschillende workshops en sessies werd met elkaar nagedacht over concrete invulling van deze rollen en verantwoordelijkheden in de toekomstige situatie. Conclusion Consulting vertaalde deze inzichten direct naar gerichte veranderinterventies. Denk aan betere communicatie over het ‘waarom’ van de verandering, actieve betrokkenheid van eindgebruikers en het helder maken van rolverdelingen binnen teams.

Het resultaat: gedragen verandering en grip op voortgang

Dankzij de inzet van de CRS had NS vanaf het begin scherp zicht op de veranderbereidheid binnen de organisatie. Dit bood een stevig fundament om het migratietraject naar SAP niet alleen technisch, maar ook organisatorisch succesvol te begeleiden.

Opvolgend op de nulmeting werd halverwege het traject een tweede meting uitgevoerd. Hiermee werd de voortgang gemonitord en werden de effecten van de ingezette veranderinterventies zichtbaar gemaakt. De scan toonde aan dat er duidelijke beweging was binnen de organisatie. Zo groeide het vertrouwen in het behalen van de projectdoelen, ontstond er meer helderheid over rollen en aansturing, en nam de positieve houding ten opzichte van de impact van de migratie toe. Tegelijkertijd bleef het verandervermogen van teams stabiel, mede dankzij voortdurende monitoring en gerichte bijsturing.

Op basis van deze inzichten kon NS:

• het management feitelijk en tijdig informeren over de veranderstatus;
• tijdig de juiste veranderinterventies inzetten;
• nieuwe teams opzetten met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden;
• een transitie realiseren die breed werd gedragen door de organisatie.

De CRS maakte het ongrijpbare grijpbaar. Verandergevoelens, gedragspatronen en cultuur werden meetbaar en daarmee bestuurbaar. Zo werd niet alleen de technische implementatie van SAP in goede banen geleid, maar ook de menselijke kant van verandering verankerd in de dagelijkse praktijk.

Over NS

NS is als vervoerder en beheerder van vitale infrastructuur een onmisbare schakel in het Nederlandse mobiliteitsnetwerk. Het bedrijf vervoert dagelijks honderdduizenden reizigers en stuurt via complexe digitale stromen alles aan: van de inzet van materieel tot realtime reisadviezen. De NS staat dan ook continu voor de uitdaging om te blijven vernieuwen en verbeteren, zowel in techniek als in samenwerking tussen mensen en teams.