Dynamics 365 uitrollen in een internationale organisatie

“Een goede voorbereiding is het halve werk,” vertelt Niels. “Dat geldt zeker voor een internationaal implementatietraject waarbij meerdere locaties op dezelfde Microsoft Dynamics 365-oplossing overgaan. Dat gaat niet over één nacht ijs. Daarom doe je er goed aan om dit in verschillende stappen aan te pakken. We onderscheiden er meestal vier.” 

“Het begint met het formuleren van heldere, strategische doelen over wat je als organisatie met de transitie wilt bereiken,” legt Niels uit. “Wat is de stip op de horizon? Je kunt deze doelen vastleggen in bijvoorbeeld een roadmap. Dit geeft houvast: gedurende het traject kun je hier continu op terugvallen.”

“Vervolgens is het zaak om na te gaan wat er qua werkzaamheden nodig is om uiteindelijk die stip op de horizon te bereiken”, vult Matthijs aan. “Denk hierbij aan de huidige en gewenste wereldwijde infrastructuur, maar neem hierin ook alle bedrijfsprocessen mee die door Microsoft Dynamics 365 ondersteund moeten worden. En vergeet je data niet. In de praktijk wordt nogal eens onderschat hoeveel data er gemigreerd moet worden vanuit de huidige systemen. Besteed hier dus ook aandacht aan.”

Matthijs heeft nog een belangrijke tip: “Betrek belangrijke stakeholders uit de organisatie bij deze stap. Zorg dat deze groep een afspiegeling is van de internationale organisatie. Tijdens interactieve sessies neem je deze stakeholders mee in hoe Microsoft Dynamics 365 werkt voor een bepaald bedrijfsproces, zodat je direct vanaf het begin begrip, vertrouwen en enthousiasme over het traject realiseert.”

Tot slot stel je in deze voorbereidingsfase lokale projectteams samen. “Maak hierbij kraakhelder wat er van een ieder in het traject wordt verwacht. Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel?”

In deze stap steken we de handen uit de mouwen. “Als je het traject goed hebt voorbereid, is het moment aangebroken om de Microsoft Dynamics 365 standaardoplossing te realiseren binnen jouw organisatie, de zogenaamde core”, legt Niels uit. “Idealiter neem je hierin direct de functionaliteiten mee die iedere lokale entiteit nodig heeft voor haar business. Hierdoor kun je meer aandacht besteden aan verandermanagement in plaats van technologie, als je de lokale entiteiten straks gaat aansluiten.”

Desondanks is het verstandig kort stil te staan bij de aansluiting van de oplossing met de business van elke lokale identiteit. Sluiten de applicaties en de configuratie goed aan bij de situatie ter plekke? Zijn er afwijkingen die een aanpassing vereisen in de core-oplossing? En zijn er locaties die wellicht toch maatwerk nodig hebben? “Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij afwijkende wettelijke vereisten,” vertelt Niels. “Vooral bij deze laatste vraag is ons advies om het simpel te houden. Te veel uitzonderingen leiden mogelijk tot langere doorlooptijden of fricties met én tussen de lokale entiteiten.”

Tot slot: de uitrolplanning. “Aan de ene kant wil je een traject vanuit financiële overwegingen zo snel mogelijk afronden”, legt Niels uit. “Aan de andere kant moet je de lokale entiteiten voldoende tijd geven om te wennen aan de nieuwe oplossing. Dat gaat nu eenmaal niet binnen één dag. Zo hebben we bijvoorbeeld bij mateco de internationale roll-out echt stapsgewijs aangepakt. Wat hierbij kan helpen is een parallelle uitrolstrategie: meerdere lokale entiteiten tegelijkertijd uitrollen. Maar let op, dit zorgt aan jouw kant wel voor meer complexiteit in het managen van het project.”

Bij een implementatietraject heb je maar één kans om het goed te doen. “Maak er daarom geen soloproject van”, waarschuwt Niels. “Je hebt wellicht weinig ervaring met een grote transitie of beperkte kennis van het nieuwe pakket. Neem een partner in de arm die wél over de juiste kennis en ervaring beschikt en je kan begeleiden in het traject.”

Wil je meer informatie over hoe je Microsoft Dynamics 365 internationaal uitrolt? Of gewoon eens bespreken wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie?

Neem dan contact op met Niels Vringer.