Van Nagios naar Checkmk: Vancis en Conclusion Xforce leggen samen nieuwe monitoringsbasis

Wie de systemen van tientallen klanten in de zorg en het onderwijs draaiende wil houden, kan zich geen blinde vlek veroorloven. Vancis, een cloudprovider die voornamelijk in deze sectoren actief is, werkte jarenlang met Nagios als monitoringstool. Wat ooit begon als een handige uitbreiding van het oude beheersysteem, groeide uit tot een logge constructie.

“Uiteindelijk kom je in een systeem dat niet meer past bij de huidige monitoringsbehoeften”, zegt Danny Teffer, senior projectmanager bij Vancis. “We hebben nog gekeken of we Nagios opnieuw konden inrichten, maar ook dat viel af. Toen zijn we als organisatie tot de keuze gekomen om over te stappen op Checkmk.”

Het besluit kwam niet lichtvaardig tot stand. Een comité van Vancis vergeleek meerdere aanbieders, draaide een proof of concept (PoC) met twee klanten en concludeerde dat Checkmk het beste aansloot. Maar één ding was meteen duidelijk: de implementatie zouden ze niet alleen redden. “Checkmk is een product dat gemaakt is door engineers, voor engineers,” geeft Danny aan. “Dat merk je in alles. Zonder ervaring is implementeren onmogelijk. We wisten: hier hebben we externe hulp bij nodig.”

De hulp bij de implementatie van Checkmk als vervanger van Nagios kwam van Conclusion Xforce, met name in de persoon van Monitoring Consultant Antoine Beerens. Voor Vancis was Conclusion Xforce geen onbekende: het leverde al de licenties voor hun oude monitoring en bood incidentele ondersteuning. Maar met dit project werd de samenwerking geïntensiveerd.

“Op het moment dat wij aan boord kwamen, zijn we vanaf de bodem begonnen”, vertelt Antoine over de aanpak. “We begonnen met een uitgebreide analyse en het in kaart brengen van de eisen en wensen van Vancis. Pas daarna zijn we gaan bouwen. Precies hoe je het in mijn ogen moet doen, maar lang niet altijd hoe het gebeurt.”

De PoC met twee klanten – één uit de zorg, één uit het onderwijs – speelde een belangrijke rol. “Daarin dachten we al na over het toekomstplaatje”, zegt Wesley Heijnen, netwerk engineer bij Vancis. “Een van de wensen was dat klanten zelf toegang zouden krijgen tot de monitoringomgeving.”

Dat bleek haalbaar. Danny: “We hebben nu een hiërarchie in de implementatie. Een master in de datacenters waar onze infrastructuur draait. En voor klantspecifieke omgevingen aparte proxies. Zo kunnen klanten via een webportal hun eigen systemen monitoren, zonder dat wij extern iets hoeven open te zetten. Qua security is dat een groot voordeel.”

Een opvallend aspect van de aanpak was de nadruk op automatisering. “Wat ik moedig vind van Vancis” zegt Antoine, “is dat hun wens om de monitoring zoveel mogelijk te automatiseren maakt dat je daarin investeert en je niet laat verleiden door snel resultaat. Je kiest voor een hoog ambitieniveau. Dat loont in een omgeving van deze schaal.”

 Hij vervolgt: “Vanaf het begin ging het niet alleen om de technische implementatie, maar ook om de vraag: hoe kun je dit straks automatisch uitrollen? In Checkmk zelf, of met koppelingen naar andere tools. Die insteek heeft ons veel gebracht.”

De implementatie vroeg veel van de teams van Vancis. “Checkmk heeft een behoorlijke leercurve”, zegt Antoine. “Een belangrijke taak die ik had, was de engineers van Vancis trainen. Niet alleen in hoe het technisch werkt, maar ook in de filosofie erachter: hoe richt je het zo in dat het beheersbaar en reproduceerbaar blijft?”

Er werd veel input gevraagd van de engineers van Vancis, zonder dat dit direct zichtbaar resultaat opleverde. Dat zorgde soms voor ongeduld. “We hebben samen een template ontwikkeld dat al onze wensen en eisen omvatte”, vertelt Danny. “Maar het duurde lang voor we daarvan ook echt resultaat zagen. Het uiteindelijke resultaat was vooral zichtbaar in het hoofd van Antoine. Daardoor ontstond soms onbegrip: je geeft veel input, maar ziet nog niet wat het oplevert. Achteraf is dat een belangrijke les: laat resultaten sneller zichtbaar worden om de energie vast te houden.”

Ook binnen het team voelde men die spanning. Wesley: “Collega’s vroegen: wat zijn jullie eigenlijk aan het doen? Je investeert in het finetunen, maar ziet nog weinig. Nu zijn de templates klaar en rol je in vijf minuten de regels uit. Dat is het moment waarop iedereen ziet hoe groot de waarde van het werk is.”

Een deel van de klanten van Vancis is inmiddels volledig geonboard. Daarbij kwamen meteen de verschillen met Nagios aan het licht. “We zien nu precies het resultaat van een clean onboarding”, zegt Danny. “Er komen veel meer signalen boven, ook false positives, die we moeten finetunen. Het is duidelijk dat we met de nieuwe monitoring een hoop meer zien.”

Wesley vult aan: “We merkten dat we te weinig inzicht hadden in ons netwerk. We zijn vanaf nul gaan kijken: waar willen we meldingen van hebben? Daar hebben we templates op gebouwd. Zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat bepaalde poorten een te hoge demping hadden. Daar krijgen we nu keurig melding van. We hebben meer en realtime inzage gekregen in ons eigen netwerk en omgeving. Daardoor zijn we proactiever gaan beheren en voeren we betere gesprekken met klanten. We weten precies wat er speelt en zien dat meteen op ons dashboard.”

Voor Antoine is dat de essentie: “Het bedenken van oplossingen voor complexe problemen, zodat je precies de juiste signalen krijgt, afgestemd op hoe een organisatie werkt. Voor Vancis betekende dat ook: hun ticketprocessen en escalatiestromen in kaart brengen. Wie moet ingeschakeld worden als er iets misgaat? Ook ’s nachts? En wat als diegene niet reageert? Binnen Checkmk hebben we die businessprocessen vertaald naar technische workflows. De juiste waarschuwingen gaan nu meteen naar de juiste personen.”

De overstap naar Checkmk bleek meer te raken dan alleen monitoring. “Doordat we op procesniveau moesten nadenken, kwamen er ook bredere vragen naar boven”, zegt Danny. “Wat mag deze klant eigenlijk wel of niet? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Dat leverde veel verheldering op. Niet alleen in monitoring, maar ook in aanverwante processen.”

Wesley herkent dat: “Het heeft veel bij ons losgemaakt. We hebben klanten die al tien jaar bij ons zitten. Door de onboarding moesten we weer scherp kijken naar wat er voor hen is ingericht en wat er is vastgelegd in de SLA’s. Dat gaf stof tot nadenken en zorgde ervoor dat we alles weer in control kregen.”

Wat begon als een licentieleverancier die af en toe bijsprong, groeide uit tot een partnerschap. Monitoring Consultant Antoine draaide wekelijks mee op het Vancis-kantoor en werd ervaren als onderdeel van het team. “Alsof Antoine gewoon een collega was”, zegt Wesley.

De basisimplementatie is inmiddels afgerond en met een etentje gevierd. Vancis werkt nu met een team van vier engineers, twee dagen per week dedicated aan de verdere uitrol. Doel is om eind 2025 alle managed apparatuur en klanten in Checkmk te hebben. Daarna volgt de uitfasering van Nagios en het oppakken van maatwerk en specials. “Dan zullen we ongetwijfeld weer met Conclusion Xforce moeten gaan zitten”, zegt Danny. Om daar met een knipoog aan toe te voegen: “Antoine, je bent nog niet van ons af.” Antoine daarop: “Dat is precies de bedoeling. Wij leveren niet op en zeggen daarna: succes ermee. We willen een langlopende samenwerking, waarbij we Vancis blijven ondersteunen bij uitbreidingen, verstoringen of vragen.”

Danny besluit: “Xforce heeft niet alleen de infrastructuur ingeregeld, maar ook onze mensen opgeleid. Het is mooi om te zien hoe goed Checkmk als is omarmd door onze engineers. Ik ben positief verrast hoe snel ze het eigen hebben gemaakt.”