HiX 6.3 in het HagaZiekenhuis: ‘Tijdens zo’n proces kun je eigenlijk niet zonder ondersteuning van externen’

‘Voordat we overgingen op HiX 6.3 hebben we uiteraard een training van ChipSoft gevolgd,’ vertelt Paulien over de start van het traject met Furore Conclusion. ‘Maar tussen die training en de livegang zat nog een overgangsperiode waarin het heel fijn was dat we Furore Conclusion hadden. Er was wel een handleiding, maar we moesten er ook handigheid in krijgen, en dat kan alleen maar door het te dóén – het liefst samen met iemand die het al kan. Tijdens zo’n project kun je dus eigenlijk niet zonder ondersteuning van externen.’

Die ondersteuning kwam er in de vorm van vier Furore-consultants. Valerie vertelt: ‘Toya Ahmed zorgde dat het functioneel beheer werd ontzorgd, Nils Plomp heeft zich beziggehouden met de inrichting van het preoperatieve proces en de pijngeneeskunde, Sascha Korzec haakte aan bij de werkgroep klinische zorgplanning en ik was verantwoordelijk voor de radiotherapie werkgroep en daarnaast betrokken bij de MDO’s.’

Vooraf de juiste keuzes maken

De Furore-consultants hadden voor dit project wel héél relevante ervaring: voordat ze bij het HagaZiekenhuis aan de slag gingen, werkten ze alle vier bij het Haaglanden Medisch Centrum aan eenzelfde project. Paulien: ‘Die kennis brachten ze dus mee naar het HagaZiekenhuis, en dat hielp ons om vooraf al de juiste keuzes te maken. Hoe richten we de sjablonen in? Op welke manier maken we de bouwstenen? Wat doen we met de naamgeving? Al die kwesties pakten we echt als team op, om te voorkomen dat elke werkgroep met eigen methodes ging werken. Uiteindelijk moet je het systeem immers ook in beheer nemen, en dan moet iedereen wel alles van elkaar begrijpen.’

‘We hadden korte lijntjes,’ bevestigt Valerie knikkend, ‘en dat maakte het schakelen veel makkelijker. Het was voor iedereen duidelijk met welke vraag we bij wie moesten zijn, en daardoor hebben we er samen voor gezorgd dat het een geslaagd project werd.’

Dagstart voor kennisdeling

Ook op een ander vlak bleken de korte lijntjes cruciaal: kennisdeling. ‘Ik merkte al snel dat er veel kennisdeling nodig was,’ legt Paulien uit, ‘en dat bereik je nu eenmaal niet via individuele gesprekjes met de werkgroepleden. Kennisdeling is iets wat je samen doet. Daarom hebben we al vrij snel een dagstart ingevoerd om met elkaar door te spreken hoe de zaken ervoor stonden, elkaar de mogelijkheid te geven om vragen te stellen, elkaar op weg te helpen en met elkaar mee te kijken. Ik merkte dat dat ons houvast gaf; dankzij die korte lijnen stonden alle neuzen dezelfde kant op.’

Sterke achterban

De focus op kennisdeling was wat Paulien betreft ook gelijk de grootste meerwaarde van Furore Conclusion. ‘Er is voor zo’n overstap gewoon heel veel kennis nodig, en die heeft niet iedereen in huis. Sommige collega’s hebben daardoor wat extra ondersteuning nodig, en als je het dan allemaal zo superdruk hebt, is het fijn dat de Furore-consultants er zijn – extra handjes met verstand van zaken. Vooral voor Consult 2.0 en CS-MDO vond ik dat essentieel, omdat die allebei zo nieuw zijn en zo anders werken dan we gewend waren.’

Ze vervolgt: ‘Wat ik vooral heel krachtig vond, is dat de consultants van Furore onderling veel contact hebben met elkaar. Als ze iets niet weten, hebben ze een sterke achterban aan collega-consultants waar ze hun vraag aan kunnen stellen, en daardoor hoeven ze je nooit een nee te verkopen.

Flexibele rollen

Hoewel de Furore-consultants van start gingen in afgebakende rollen, kwam er gaandeweg meer flexibiliteit in hun takenpakket. ‘Naarmate het project vorderde, zijn we meer gaan bijspringen op plekken waar hulp nodig was,’ vertelt Valerie. ‘Nils hielp bijvoorbeeld bij CS-functie, omdat hij daar al ervaring mee had. En ik ondersteunde bij het opleiden van de behandelaren: nadenken over de beste leermethode, video’s maken en inspreken – dat soort dingen.’

‘Zo’n groot project gaat natuurlijk nooit helemaal zoals je vooraf hebt bedacht,’ vult Paulien aan. ‘Als je eenmaal bezig bent, merk je toch dat op bepaalde vlakken misschien meer hulp of steun nodig is dan je had ingecalculeerd, en dat andere dingen juist beter lopen dan verwacht. Het was fijn dat iedereen daar zo flexibel in was.’

Op naar het volgende project

Inmiddels is het project afgerond en kijken zowel de HagaZiekenhuis-collega’s als de Furorianen er met een goed gevoel op terug. Paulien: ‘We waren op tijd klaar, de trainingen zijn netjes verlopen, er zijn geen grote issues geweest en er waren ook geen moeilijke vraagstukken waar we niet over hadden nagedacht. Daardoor heb ik het gevoel dat we nu stevig staan op het gebied van IT – en dat is fijn, want het volgende project is inmiddels alweer gestart. We zijn op 1 maart 2023 gefuseerd met het LangeLand Ziekenhuis. Deze locatie heet nu het HagaZiekenhuis Zoetermeer. In 2024 moeten HiX Den Haag en HiX Zoetermeer worden samengevoegd. Omdat we inmiddels weten hoe waardevol de hulp van Furore is, hebben we wederom een groep van Furore-consultants ingeschakeld.'