Meer waarde halen uit je abonnees? Zo doe je dat!

Voor een succesvolle transitie naar een recurring businessmodel ging Speakap op zoek naar een nieuw systeem om hun billing en het klantportfolio (subscription management) te kunnen managen. Daarnaast moest er ook een oplossing komen voor de koppeling naar het huidige accounting software en een nieuw CRM systeem.

Als SaaS organisatie wil Speakap schaalbaar zijn en de toenemende complexiteit in klantrelaties goed kunnen verwerken. Ze wilden er zeker van zijn dat ze alles goed en volledig konden factureren. "Als een order wordt gesloten dan moet de rekening direct klaar staan. En daarna meteen a la minute de factuur eruit en snel rapporteren. Accurate data, realtime en betrouwbaar! Strakke processen zodat je minder vaak hoeft in te grijpen.”

Er moest dus een grote slag geslagen worden op het gebied van automatisering. Op het moment dat wij benaderd werden bestonden het CRM, accounting en billing systeem helemaal los van elkaar. Dat betekende dat ze handmatig zaken moesten invoeren in het billing systeem, dat kan misgaan en is inefficiënt.

De belangrijkste criteria voor Speakap was de mate van integratie met andere systemen die ze gebruikten of nog wilden aanschaffen. De software moest hen de flexibiliteit bieden, dat als ze ooit van accounting software wilden switchen, dit mogelijk was. Uiteindelijk werd er gekozen voor Chargebee, gecombineerd met bestaande Exact Online accounting software en CRM van Salesforce.

Omdat er nog geen koppeling tussen Exact en Chargebee mogelijk was, bouwden we de Chargebee2Exact connector. Deze zorgt ervoor dat belangrijke objecten gesynchroniseerd worden. Vervolgens begon de migratie van het oude CRM-systeem naar Salesforce. Hiermee werd de Chargebee billing en subscription software geïntegreerd.

De nieuwe systemen zijn gefaseerd in gebruik genomen en eerst in kleinere landen uitgerold. Het grootste land is in Q2 2021 geïmplementeerd.

Met Chargebee heeft Speakap een enorme slag kunnen slaan op het gebied van automatisering. Informatie is sneller beschikbaar en het geeft ze een 360 graden beeld van de klant. Informatie komt uit dezelfde bron, data wordt maar één keer gegenereerd en is beschikbaar voor iedereen in de onderneming: sales, marketing, customer success management, support, revops en finance.

De hele ‘Order to cash’-pipeline is geautomatiseerd en geïntegreerd, inclusief kpi’s en forecasting. De medewerkers van Speakap zijn erg enthousiast over de verbeteringen en zijn nu in staat de snelle groei verder voort te zetten.